開催までの大まかな流れ
- 運営を集める
- 日程を決める
- 場所を決める
- 参加費仮決め
- 企画内容を決める
- 参加者を募集する
- 景品を考える
- 企画に必要なモノを考える
- 企画に必要なモノを用意する
- 参加費確定
- おまけ:決算報告
運営を集める
サークル間交流会であれば、交流するサークルの相手を決めてその渉外さんにお願いすることになる。
交流する相手は今回のような何回か行われている企画であれば、前回と同じ相手を誘えばひとまず大丈夫。
そうでなければ、主に3つの観点から決めるのがいいと思う。
サークルの規模があまりに違いすぎると、交流会に来た人数が少なすぎたりするのでとてもまずい。
チームを組んだら同じサークルの人だけのチームが出来たりして気まずい。
特に1対1でやる場合は交流会に来てくれそうな人数が同じくらいになるように気を遣う必要がある。
3サークル以上の合同交流会にするとこの辺りの問題は少し緩和するものの、規模が大きくなったりもするので難しい。
例えばシンマーチ杯(MARCHの大学のサークルを集めた)とか、めーぽけ交流会(名ポケと明ポケ)とか。
何かしら呼んだ理由があったりすると交流会っぽくなってよし。声もちょっとかけやすい。
いつも仲良くしてる他のサークルの渉外さんとか、声をかけやすい人を誘うのも立派な交流会。
逆に相手から声をかけやすいと思ってもらえるように普段から渉外はサークルの顔として云々と言われているのもある。
日程を決める
それぞれのサークルの予定に被らず、参加しやすいような日程が基本。そりゃそう。
充分時間に余裕があるのであれば、お互いのサークル員に日程アンケートを取ってみるのもかなり安定する。
細かいところで言うと、
ポケカのシティの日程とか、ゲームの公式大会の日程とか、各学年ごとのDiscordのイベントとかにもやれる範囲で気を配ると◎。
全国ポケサーユニオンが作っているポケサー企画カレンダーとかも参考にするとよさげ。
場所を決める
ここが恐らく一番ハードルが高い場面だと思う。
ここまでの経験を聞いた感じだと↓の順番で探すのがよさそう。
- 各大学の教室
- 運営が住んでいる地域の区民センターを探す
- 借りられる会議室とかを気合いで探す
まず各大学の教室が使えるのであれば会場費がタダになるので絶対にそっちの方がいい。それぞれイベントを行う手続きが踏めないかを頑張って調べる。ただコロナ禍の今だと多分厳しい。
次に区民センター。いんこ交流会がそれだった。場所を借りるのに区民割引みたいなものがついていることが多く、規模と値段を比べて、通常の会議室なんかよりも段違いに安かった。それぞれの地区の公式サイトを見れば探せるので分かりやすいのもポイントが高い。
この2つで出なかったら僕には手立てがないので、気合いで探すしかない。たぶんまとめてくれてるサイトとかあるんじゃないかな。
借りるときに見るポイントは4つ。
- 収容人数
- 防音
- アクセス
- 飲食
- 設備
まず収容人数は参加人数に大体の見当を頑張ってつけて、それ以上になるように。お値段を考えると多すぎるのもまたダメなので気をつける。
次に防音も必須。防音というか、「あんまり騒がれると困ります」みたいなことが書いてあるところは交流会で騒がないわけがないので使えない。
アクセスしやすさも敬遠されやすいポイントなのでしっかり考えるべき。主に駅まで行きやすいか/駅からの徒歩が短いかの2つの視点で考えられる。特に地方ではアクセスは重要度高め。
また飲食ができないところだと休み時間にコンビニでご飯を買ってきて食べるみたいなことがやりづらいので、できればほしい。
マイクとかプロジェクターみたいな設備も出来れば借りたい。無料でついていたり、別途レンタル料が必要だったりでまちまちなのでその辺も意識しつつ探すといいと思う。
参加費仮決め
(会場費+用意するものの雑費+景品に使いそうな分) / (想定参加人数)
で大体あってると思う。
どうせ参加人数が多かったり少なかったりしたら変えざるを得なくなるので、ある程度で。
ちなみに稼ごうとすると
ポケモンを使ってる以上法に抵触したりしそうなので本当に気をつけてほしい。
ポイント
原則参加費は3桁に留めること
できれば払いやすいように500円、600円くらいがいい。
1000円を超えると少し高いかなみたいな気持ちになる。
参加費が理由で参加をやめようと思われるのは勿体ないので、出来れば避けたい。
会場費が高かったりするとどうしても仕方のないことはあるものの、原則として3桁には抑えておきたいということは覚えておいた方がいいと思う。
企画内容を決める
運営って言うとこれのイメージ。
↓オンとオフで違うところはあるものの、この辺とかも参考にしてほしい。
kurobasana.hatenadiary.jp
抜粋して1つだけ言うのであれば「
なるべく多くの人が一日を通して退屈しないようにすること」は意識するべきだと思う。
サークル紹介・自己紹介
交流会なのでまずやることといえばこれ。
サークル紹介は今までのいんこ交流会だとスライドとか用意してしっかりやってたらしいが、今回みたいに口頭でやっても充分だった気がする。あるに超したことはないものの、力を入れるほどではないかもしれない。
自己紹介については今回は一人ずつやったが少々人数が多かった気もする。個人的な考えでは参加者が交流出来たという満足感あれば充分なので、全員の名前は覚えていなくともいいのかなという気持ちがある。ただ、好きなポケモンが同じ人がいるな~~みたいなことはこの交流会中でも言っていたので、サークル員それぞれの自己紹介にも意味はありそう。運営の好み。
その他↓
- 座る場所をサークルごとにちゃんと固めておくべきだった(自己紹介でマイクを渡すのにちょっと不便だった)
クイズ
交流会の最初は細かくチームわけをして何かできる企画が必要だと思っている。雑に話す知り合いが出来るので参加者の交流できてる感が満足される。
今回使用したクイズはこちら。
いんこ交流会のクイズは難しいことで有名らしいので難しめになっている。
それでも6人チームだと結構正解数は多かったので、いい感じの難易度だったのかもしれない。
クイズの作り方とかは前に書いた記事とかも参考になると思う。
その他内容について↓
- 制限時間とかきっちり決めてしっかり作るに越したことないけど、そんなことしなくても当日の雰囲気で決めててもよさそう(手間削減)。
- チーム戦ならちょっと時間足りないかなくらいがいいのかもしれない、早く解けると待ち時間も発生するため。
形式について
今回の交流会では
- 事前にチーム分け
- 参加者に後ろに下がってもらって、チームごとに名前を呼んで、席についてもらう
- 当日来ていない人なんかがいるので人数整理して開始
- 問題スライドをプロジェクターで映す
- ホワイトボードに書いてもらう
- 合図と共に掲げてもらう
- 答えを発表する
- 合っているチームだけあげたままにしてもらう
- 運営が合っているか確認して回る
- 点数を加算
という方法で行った。
クイズ自体は特に特別ルールのない普通のもの。
イレーサー足りなかったのと、インクのないホワイトボード用ペンが頻発したことを除けばかなり扱いやすい形式だったと思う。
ペンのインクめっちゃ切れた
イレーサーが足りなかったのも地味にストレスだったと思うのでそっちも注意。
マルチバトル
普段やらないバトル企画としてありがちなやつ。
ただのマルチバトルも面白くないので、今回のようにちょっと変なルールにすることも多い。
その他内容について↓
- チーム決めは当日やらなきゃいけないので、昼休憩を長めに取ってそこでやるのがよさそう。
- テーブルに番号をつける紙とかあるといいかも、なくても全然参加者同士で話して回ってたけど。
形式について
- チームを組む
- Tonamelの大会を作成する。
- Tonamelがスイスドローツールがマッチを発表してくれるので、掲載ページを参加者に共有する(Twitterだった)。
- 参加者が勝手に対戦してくれる
- 報告をしてもらって結果を入力する
という形式で進んだ。
チーム分けはサークルが同じにならないように意識しつつ気合いで分けていた。
チームを分けるの自体はくじ引きとかでもいいけど、同じサークル同士になりそう
大会の管理については参加者の全員が同じ回数対戦できるスイスドローが適当。
Tonamelでゲストプレイヤー機能を使って運営だけで完全管理ができる。余裕。
Tonamelは一人で適当に大会ページを立てて、ゲストプレイヤーだけでおままごとをすることも出来るので、一度練習するといいと思う。すごく簡単なので食わず嫌いせずにやってみてほしい。
普通のガチ対戦。
ルールは参加者にしっかり対戦している人が多いほど事前に調整をしたいという意見が多いので現行のランクバトルにするのが安定。
ただし、現行のランクバトルルールを遊んでいない人も多いので様子を見つつ。
形式について
ブロック分けて総当たり戦→上位○人決勝。
すくみが発生した場合に備えて残ったポケモン数もカウント。
3位決定戦と決勝はライブ大会の幹線機能を使って前のプロジェクターで配信をした。めっちゃ雰囲気あった。
ライブ大会のやり方(?)は↓(僕はやってないので正確にはわかりません)。
ライブ大会を開く→仲間大会の要領で設定する→選手証を配る→対戦者に001、002を打ってもらって、配信側は「観戦する」で003を打つと観戦できるっぽい?
ほとんどの場合はスタンダードレギュでやることになると思う。
形式について
Tonamelによるスイスドロー定期。
マルチバトルのところで解説したので省略。
2次会企画
今回は会場をかなり遅くまで借りることが出来たので用意してみた。
あると楽しいと思う。
特に思いつかなければカブるモ採用してください。面白いので。
これもクイズと同様の形式で進んだ。
面倒だったので点数は各自計算してもらった。
kurobasana.hatenadiary.jp
タイムテーブルについて
全体を通して、9時~10時開始、1個企画やって昼休憩、2個くらい企画やって晩ご飯前に解散
みたいな流れがほとんどだと思う。
気をつける点としては↓の通り。
- 開場~受付準備までの時間を考慮
- 昼休憩は1時間だと混んでる時間じゃなければ外に食べに行ってピッタリくらい
- チームわけとか昼休憩中にやる作業のことを考えると、少し長い方がいいかも。
開始までの動き
受付準備とかの話。
運営が集まったら受付準備班と参加者誘導班に分かれる。
場所が分かりにくかったりすることが多々あるので、建物の入り口やらから参加者を誘導する係がいると◎
受付準備は部屋の机を移動したり。
受付に関しては、
名簿にチェックを入れて、参加費をもらって、参加費と引き換えに名札を渡す」
という形式が多い。
寝坊とかの対処もあったりするので忙しい。
参加者を募集する
日付やルールなどをサークル内に伝えて、募集する。
参加者募集は
Googleフォームを使うのが吉。
伝える内容
- 日付
- 場所
- 参加費
- タイムスケジュール
- 企画ルール
- 参加者の準備
フォームの内容
括弧内は企画によって内容が変わるので注意
- ハンドルネーム
- 所属サークル(選択式)
- 学年
- (参加する個人戦の種類)
- (クイズのチームわけの参考になる知識の幅)
フォームの設定はこの辺りをやっておくと集計がスムーズになると思う。
ただ、回答の編集を許可した場合集計したあと変更されて面倒になったりもするので、その辺の周知は徹底が必要。
景品を考える
値段だけ注意すればそんなに難しくはないと思う。
ポケモンfitとかは安定。
もらった側の感想としては、fit然り物として残っていると時々思い出せていいなと思う。
逆にゲームの色違いの
ポケモンとかにするのはおすすめできない。
用意に時間のかかる景品は個人から時間を搾取することになるので、次回以降の開催にも時間を使うことを余儀なくされて大変になったりする。
その点お金で買う景品はみんなから徴収していて運営の負担がそこまで増えないのでいい。
→東京周辺であればいいものの、地方だとポケセンがないため結構厳しめとの話をいただきました。
ポケセンオンラインはあるものの時間がかかったりするので前々からしっかり考えた方がいいとのこと。
ポケセンオンラインは5000円以上の購入で送料無料とかもあったと思うので積極的に使ってほしい。
企画に必要なモノを考える
決まっている企画を実際にどうやって進行するかをイメージして、必要なものをあぶり出す。
以下はいんこ交流会で実際に使ったもの・便利だったもの。
- 手持ちのホワイトボード
- インクの充分にあるペンとイレーサー
- 名札
- 企画の数+1の参加者名簿(受付・企画のチーム分けとかに使う)(フォームの画面を印刷したりしたやつ)
- 番号の紙(テーブルに番号がつけられてるとちょっと楽かもしれない)
- 会計のお金を入れる用の箱
- その他白紙
- マーカーペン
- ハサミ
- メモ用紙・付箋
- 目印(会場の扉の前に置いたり)
↓オフ交流会を多く開催している(砂糖)(ふぇん)さんが書いてくれたブログ。最高。
kuromajyutsushi.hatenablog.com
名札
交流会では名札を用意することが多い。
名札の紙は簡単にパワポで形を作ることもあれば、イラストを描いてもらうこともある。
イラストを描いてもらう場合は、描いてもらう人を運営内/ポケサー内で探さなきゃいけなくなる。
【追記】
結構他のところで使った名札を使い回してるケースも多いらしい。
大会系だと専用に名札を作ることがあるものの、交流会の名札は基本的にはこっちから用意するものでもないらしいです。
いんこ交流会は初めてオフライン交流会に参加する人たちを想定していたから作ったのかもしれない。
実際用意も結構手間がかかっていたので妥当に見える。
名札ケースはどこかのサークルが持っているものがあれば借りる、なければ購入。
アマゾンで30枚1400円くらいで安めって聞いているのでひとまずそれが基準? もっと安いのはあるかも。
いんこ交流会では今後も使ってほしいということでケース含めて配布したが、基本的に回収して次に使い回すことが多い。
企画に必要なモノを用意する
- 私物を持っていったり
- サークルの共有物を持っていったり
- 最悪買ったり
こういうちょっとしたところも運営のうちの一人が全部負担したりすることがないように、役割分担をしましょう
参加費確定
経費を人数でもう一度割ってみて、あまりにも赤字だったらちゃんと訂正するべき。
参加者の協力なしでは交流会は成り立たないので。
主催が赤字のまま主催してしまうと、次の代にも影響が出るのでよくない。
余った分については少なければお
金管理をしている人の懐に収まることもあるらしいけど、信用問題にも関わるのでなるべく景品という形で使い切るのが当たり前。
余分に買って景品として出せなかった分はじゃんけん大会でもやればよし。
次回開催に引き継いでもよし。
決算報告
主催の
十六夜さんが書いていた決算報告。
こんな感じで決算報告するらしい。