ほうこうレポート

ほうようポケモン、こうもりポケモン。

【ポサリンピック2022】主催振り返りレポート

はじめに

本記事は2022年8月21日~27日に行われたポケモンサークルの交流企画「ポサリンピック2022」に全体運営として参加していた僕の振り返り記事です。
この記事自体はポサリンピックの運営が動き始めた2月ごろからちまちまと書いているので、文に乱れがあったりしたらご容赦ください。
サリンピック2022についてはこちらのブログを参照にしてください↓
posalympic.hatenablog.com

目次

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去年からの運営の変更点

今年の運営の上で目立って気を配ったことを羅列しておく。

執行部の部門分け

去年の問題の一つに、執行部内で役割分担が今一つ出来ていなかったことが挙げられる。
これの解決のために、執行部の仕事をリストアップし、執行部内で部門分けを行なった。
執行部内で情報を共有するために、執行部内会議も定期的に行うように心がけた。

運営の募集の方法変更

企画分類

配信体制の見直し

ゲーム企画の配信にキャプチャーボードが必要なため、配信が難しい。
そこで、事前に配信の段取りを各企画に考えてもらった。

企画書類作成ガイドラインの作成

Tonamelも作った

Discordサーバーの「コミュニティ機能」を使用

PV作成

PV自体は去年も開催告知になかったわけではないが、きちんとPV会議をしたりして作ってはいなかった。クオリティが段違い。

Googleアカウントなどの全端末ログアウト

・個人配信のガイドラインを作成する←New!

実際の全体の流れ

1月11日

中核運営の募集を開始。
このとき、ポサリンピックとPGICの継続開催を目指すためポケサーユニオンを開設した。
サリンピックの運営の募集は1/31まで。
pokemoncircleunion.hatenablog.com

1月27日~

前回の振り返り記事を見ながら仕事一覧を書き出した。

1月29日

Discordサーバーを立てた。
前回のサーバーをコピーして要らないテキストチャットを消すだけの作業。
チャットはこんな感じ。

☆自己紹介テンプレ☆
【ハンネ】
【所属】
【学年】
【担当】
【TwitterURL】
【ひとこと】
このテンプレだけ自己紹介のチャットに置いておいた。

2月1日

執行部が確定し、発足した。
会議日を決めるアンケートをして、第1回会議が2/13に決定した。

2月4日~2月12日

第1回の資料を作った。
第1回で決定したことは

  • 開催形式→前回のようにオリンピック形式かどうか
  • 参加者の範囲→OBOGについてどうするか

の2つ。
それとは別に、第1回時点でポサリンピック2022を通しての作業の見通しを立てた。

この辺の日付目安がつけられたのは前回記事があったため。

また、前回のポサリンピックなどから学んだ点として「担当をしっかり分けて執行部全員に仕事を分担してもらう」というものがあったので担当分けを詳しく行った。

  • 副主催(雑用)―1人
  • 参加管理担当(申請フォームや名簿作成)→Excel系統―2人
  • 企画統括担当(運営部の総合管理・企画運営シフトなど)―4人
  • Twitter担当→Twitter―1人
  • ブログ担当→はてなブログー2人
  • 配信統括担当(配信準備・リハーサル手配・交換会企画)→配信―2人
  • 執行部プレゼンツの企画担当→運営ラジオ・クイズ(重いため)―2人
  • 素材作成担当→画像など作るー2人

この担当別にもそれぞれに仕事を割り振った。
最初の段階で割り振っておくことで、主催の経験が浅く仕事を割り振るのが苦手でも全体に仕事を分散できる。

執行部全体の仕事と担当別の仕事を合わせて、仕事に抜けがないかどうかを仕事一覧と照らし合わせた。

2月13日——第1回執行部内会議。

資料の内容は↑。
自分の中ではポサリンピックが動かせそうだという作業の見通しが立てられたと思っていたが、それを他の人に説明するのはまた難しかった。
事前にきちんとどう話すかを考えてから話始めないとうまく伝わっていないかもしれないと思った。

執行部内全体でどの役割に就くかのアンケートを行った。

2月18日——第2回執行部内会議

決めたことは以下。

  • 執行部内の役割分担決定
  • 企画のおおよその時間割を決定
  • それぞれの役割分担の次の仕事を伝えて、仕事にかかってもらう。

これ以降次の会議まで、役割それぞれの仕事を進めてもらった。
このとき企画統括担当の話し合いで企画を分類する案があがった。

3月4日——第3回執行部内会議

主には3月10日前後で運営募集記事を出すため、その仕事がきちんと進んでいるかどうかの中間報告会議だった。
仕事が進んでいるかどうかの確認は文面でもできるが、それぞれの担当の人が他の担当の人の進捗の情報をちゃんと得るには会議をした方がいいと考えて会議をした。実際に正解だったように思う。
内容は以下の通り。

  • 外部連携について→Tonamelさんなど企業の方から提携のお誘いをいただいていたため、お願いするかは別として報告をした。
  • 喫緊でほしいもの→運営募集のお知らせを出すために必要なものを確認
  • それぞれの担当の進捗報告

進捗報告を受けて話し合わなければいけない内容がいくつかあったのでそれも話し合った。
企画分類についてもここで共有をした。

  • 運営募集の詳しい期限→3/8~3/22
  • サリンピック公式ブログのURLに「2021」が入っている件
  • PV作成について
  • 外部参加企画について

外部参加企画について、あまりやりすぎてしまうと本来の目的である「ポケモンサークル員同士の大規模交流会」という側面が失われてしまうので外部参加企画と他の企画を徹底して区別することを決定した。

3月8日——募集記事公開

公開後しばらくTwitterを見て反応を確認した。
参加側と運営側で揺れている人がいたため追記をしたりした。

その後は思い出すたびにリツイートするなどした。
人数も途中で確認して、まだ足りないよ~~と正直にツイート。困ってるのは事実なので仕方ない。

3月20日——運営募集終了2日前

運営ヘッドハンティング

2日前時点で18人が運営に立候補しており、去年のように20個以上の企画をやるには不安の残る人数だった。
主催僕が個人的に運営をきちんとやってくれそうな人に連絡を取って何人か増やした。
ちなみにこの後の2日間で12人増えたので若干杞憂だった。

Discordサーバー整理

やったことは以下の通り。

  • コミュニティを有効にする

  • ようこそ画面を作成する

  • CarlBotでロールを設定できるようにする

  • チャンネルの権限を設定
    • 全体連絡は誰でも見られるように
    • 会議カテゴリーはスタンプを押して自分でロールをつけていれば見られるように
    • 執行部カテゴリーは執行部のみ
    • 配信部は執行部と配信部が見られる
    • 管理チャンネルは執行部・配信部が見られる(リマインダー用のチャンネルは執行部にもメンションを掛けたリマインドをしたいことを考えて主催・副主催のみ)
    • 運営部・会議室はスタンプを押して自分でロールをつけていれば見られるように





それぞれ設定した。

3月23日——運営招待

募集で集まった人たちをサーバーへ招待した(副主催に指揮をぶん投げた)。
企画統括担当を動かすように言ったところ、説明まで全部やってくれた。本当にありがとう。
↓招待の手順(引用)

1.パソコンでdiscordを開き、
1番上のホームを押します
2.フレンドのところを押して
右のフレンド追加を押します
そしてユーザー名(名前と#の数字)を
入れてフレンド申請送信、
と押すとフレンド申請が送れるらしいです
そしてフレンド申請を承認してもらい、
サーバーに招待する、という流れらしいです!
discordのユーザー名は、
【執行部内報連相】の
テキストチャンネルにピン留めしてある
ぶれっどさんのリンクを押すと
スプシというものが表示されて、
そこに申請してくれた人のdiscordの
ユーザー名が書いてあるので、
それを見てやります!

会議日も設定して、会議日の前日と当日直前にリマインダーBotを設置した。

4月2日——第1回運営全体会議

現状説明

募集で集まった運営に、ここまで決まっているポサリンピックの情報を伝えるのが主な会議理由だった。

  • 開催日程
  • 参加範囲
  • 決定済み企画
  • 運営形態(執行部やら運営部やらの話)
  • 運営Discordの使い方
  • これから開催までの大まかな流れ

企画案出し

集まった運営と元からいた執行部を対象に、ポサリンピック2022で実際に行う企画の案出しをお願いした。
案はDiscordに「#企画案募集チャンネル」を用意し、その中に企画分類ごとのスレッドを作った。
思いついた案をスレッドの中にそれぞれ書いてもらう形式。

次の会議までを期限とした。

4月6日——今後の方針見直し

これから何を行うかを一旦整理した。

企画を決める会議の方法

会議開始時点で乱雑に色んな案が出ている状況。それをどうやって絞り込んで企画を決定するかが問題だった。
スムーズに進み、かつ案を出した人があまり傷つかない方法を探らないといけない。
去年は企画に採用するものを決定→次回会議までに時間割草案を作っておいて時間割決定会議という方法だったが、これのせいで時間割が窮屈になったので、今回は時間割も同時並行で決めたい


これらを解決するために方法を考えた。

  1. 事前に事前に企画統括と一緒に決定済み企画を入れた草案を作る(この時、すべての時間でふわっと入れる企画のジャンルだけ決めたものを作る)
  2. 会議中に投票を取ったりして画面ライブしながら一通り埋める
  3. 楽しめる人があんまり多くない企画を入れたところに裏企画を仕込んだりする

という順番で決めることに。
先に枠を決めておくことで、例えば「このあがった剣盾企画の中から採用投票とります」みたいな感じで投票を取ることでスムーズかつ運営内の色々な人の意見を取り入れられると考えた。

第2回運営全体会議の日程決定

17日~23日 21時に選別会議を行う
日程をアンケート取って設定する。
☆企画統括担当と配信担当にはいてほしいので、優先するためにそれぞれ別に聞くことを考えていたが忘れていた。
執行部内でどの部門が会議にいるべきかはよく考えないといけない。

第2回運営全体会議以降の流れ

5月の第3週にサークル募集を開始するため準備がたくさんあった。
必要なものをリストアップして、少しずつ指示を出し始めた。

  • ブログ記事(始めにや終わりになどの文章)
  • ブログに書く企画一覧(+分野の説明)
  • 団体申請フォーム
  • 参加団体一覧の確認用フォーム
  • (競技アイコン)

4月10日——配信部PV会議

配信部がPVを作成するための会議を設定していた。
内容

  • 伝える内容
  • PVの位置
  • 骨組みの確認
  • 案出し雑談

大まかに伝える内容だけを書いた動画をひとまず作っていてわかりやすかった。

4月14日——第4回執行部内会議

高校ポサの参加可否

灘校ポケモンサークルとか高校のポケサーが存在するので参加条件をどうするか

景品について

前回は色ポケモンor賞状だったけど、賞状だけでいいのでは?
Tonamelとの連携はあるかも?

ゲーム企画の配信について

ゲーム企画はキャプチャーボードなどがないといけない関係上配信が難しいため対策が必要。恐らくポサリンピックを通して統一するためここで一度話しておく。
解決方法として挙げられたもの一覧

  • 画面を映せる運営から参加者を出す

通常配信では基本の配信方法。ブロック予選などのときには配信に運営枠として参戦して映してもらう。
→同じポケモンしか映らないため色んなポケモンが見られないみたいな話があるかも
→決勝トナメがある場合、決勝に運営が上がれなかった時の対処を考えないといけない。

  • 配信できる人を集めたブロックを作っておく

決勝トナメがある場合でも確実に映すことができる方法。
→ガチ寄りの企画では配信者優遇と言われてしまうので注意が必要、そうでなくとも意図的なブロックの偏りは推奨されるのか不明
→トナメ1没はどうしようもない(決勝スイスドローとかなら問題ない?)

  • 決勝トナメでは勝ちトナメと負けトナメを作る

全敗厨トナメを作る。
盛り上がるかもしれない一方で一番弱い人を決める残酷な儀式が許されるのか問題、企画の雰囲気による
→試行回数が増えるだけなのでどっちも映せなくなる可能性は十分ある

  • 運営とのエキシビジョンマッチ

→配信の場をつなぐ最終手段。企画力が試される

→人数が少ない企画では対戦回数が少なくなってしまう
→ブロック戦→上位数名による決勝スイスドローとかもあるのか?

◎企画資料作成段階で、これらのどれを配信対策として採用するかを企画担当それぞれに決めてもらうことに。
→企画資料作成ガイドラインを作って、上記の点について決めてもらうように周知する。

開催日を確定する

8月後半にするものの、WCS2022が8月18日〜21日に存在するため改めて決定した。

企画案募集下見

この会議の前の時点では集まった企画案を何も見ていないため、この会議中にライブ配信をしながらみんなで見た。
企画の媒体ごとの分類をした。剣盾の企画一覧とかそういう雰囲気。

時間割表仮組み

既に決まっている企画を配置し、それぞれどの位置にどのジャンルの企画を入れるかをざっくり埋める。

4月17日——第2回運営全体会議

新たに決まったこと説明

14日に決めたことを説明した。
・開催日について
・高校ポケサーは原則参加不可
・配信対策について
・景品をこれから決めることについて

時間割表作成

14日に作った時間割表に企画を具体的に埋めて行った。
これが非常に強敵だった。
最初は「剣盾の企画をでやりたいものはありますか??」という旨の聞き方をしてしまったが
当然答えられるわけがない、いっぱい人数がいる中で聞き専に書き込むのもなんか違うし、一運営視点としてはいきなりなんか意見くれよと言われても当然困るわけで。

ということに気づいたので路線変更して
先にある程度数が絞られている企画について採用可否を決定した。
ポケモンGOの歩く企画はこの二つからどちらにするか?」「ポケカはこの候補からどれを選ぶか?」
のように選ぶ方向で話し合いをすすめるようにしたところある程度はうまく進んだ。
実機企画とRTA企画のぜひについてを残してひとまず第2回運営全体会議は終了した。

この会議の反省として
「剣盾企画においても競合企画候補を予め用意しておき、その中から比べていく方法をとるべき」
「企画の分類に関することなど、だいぶ前に決めた情報の共有が本当にできているか怪しい」
「主催である自分自身が出てきた意見を聞いているばっかりで僕自身が何をやりたいのかを伝えていなかった」
などが上がったので次回会議での改善ポイントとした。

特に僕自身が何をやりたいのかを伝えていないという点については、運営の総意見で企画を決定するという考え方に基づいていたものだったが、この考え方が違うことを発見できたと思う。
主催は全てを決めるだけの人であって、仕事が決めるだけな代わりに全てを決定しなきゃいけない
実際の企画の内容など、細かいところまで全て決定しなければいけないのが主催だというのを感じた。

5月3日——第3回運営全体会議

景品について

前回投げたことについて再議論
前回の反省から、主催案として基本賞状で統一することを挙げつつ、でも色違いポケモンを採用するのにもこのメリットもあると思う、どうかな?みたいな感じで問いかけることに。

企画について決定事項振り返り

企画の分類について
ここまで採用した企画について
などを振り返った。

採用企画決定

これも景品と同様に、主催案を一つ出してそれがどうかを聞いてみたり、最初から直感での投票を取って、投票の結果次第で意見を聞いたり、みたいな流れである程度会議参加者が喋りやすくなるように心がけた。
これであれば誰でもある程度考えやすかったため、大人数の会議として適していた。

まず話したのはシングルとダブルの仲間大会を同時にやるかどうかの話で、枠を圧縮したいというメリットと両方出たい人への配慮に欠けるというデメリットを挙げたうえで意見を聞いた。
→両方出たい意見が運営内でも多く、別時間開催に決定

その後実機企画を「企画時間」「企画媒体」辺りで競合しているものを並べて投票を取る形式で決定した。
こちらも競合しているから投票を問ったり議論して考えるということで選択肢が狭まっていて考えやすかったはず。
結果として実機企画を選ぶ過程に投票が拮抗していてどの企画も面白そうだとなって困ったり、その場の総意で企画会議をしている感じがあってとてもよかった。

この会議で採用する企画を全て決定した。
(時間割などについては運営部を巻き込んでまで議論するものではないと判断して、あとで作成した)

5月7日~5月27日

早く動きたかったため主催一人の独断で、企画の日程を決定。
執行部全体の今後の方針の資料を僕から公開した(↓これ)。
Posalympic2022_axismeeting4.5.pdf - Google ドライブ
今後の方針について考える必要はあるが、会議する必要まではないと感じたため。
ここから大まかにやるべきことは二つ。

運営部の担当わけ

運営部に担当希望アンケートを取って、それに沿って担当分けをする。
アンケートを取るところはフォームでうまくいっていたが、担当分けはやはり大変だった。
具体的には、少ないところかつ第一希望の人を決定にした後、詰まった
「運営2次募集も予定を立てていたので、無理に第3希望第4希望を押し付けるくらいなら詳しい人に頼むために運営2次募集に回した」という考えのもと、第4希望までを希望としては取りつつも、なるべく第1希望・第2希望になるように調整をお願いした。
希望が少ないところを第2とかでも決定→第1希望が多いところからランダムに決定(ここは個人的にはその担当の人を知っているならその人の技量を考慮に入れて偏差をかけた選出をしてもいいと考えてはいたが、無駄に主催が口をはさんでもいけないので企画統括の人たちに任せた)。
第3希望への担当分けになった人には直接確認の連絡をした。

サークル参加募集記事の手配

サークル参加募集を書く上で必要なのは以下。
・ブログ記事の文章
・ブログに書く企画一覧(+企画分野の説明)
・各企画のサブタイトル? 煽り文?
・PV
・企画ごとのアイコン
・団体申請フォーム
・参加団体一覧を見られるような設定

記事内容についてはベースは去年の記事と同じで出来たのは大きかった。
去年と変えた点としては参加サークル条件を明記したことくらい。
高校ポケサーなるものがいくつか出てき始めたため大学のサークル限定だよと言わざるを得なかった。PGICからパクってきている。

企画アイコンとPVについてはすごくイイ感じに仕上げてくれたのでぜひ見てほしい(?)
posalympic.hatenablog.com

その他やったこと

主催としては運営部がこれから企画資料を作ることになるので、その支援資料をいくつか作った。



あまり資料を作るのが得意でなくても作ることができるようにと考えながら書いた。
ただ、資料長すぎ多すぎだったかもしれない。
あと、提出ファイルの形式はWordがよかった。
PDFで出されると、資料中の画像だけを取り出してブログに貼ることができなくて困った。

5月27日~31日

運営部に企画の担当分けを発表しつつ企画資料の作り方について軽くガイドラインを見る会をした。
なるべく多くの運営部に参加してほしかったので、日程投票の後投票した人のほとんどが来れそうな日を三つチョイスした。
そもそも投票率が半分くらいだった。
特に会議とかではなく今後の方針説明なので、15分くらいで喋り終わった。
ただの説明であれば資料もあるしボイチャに集める必要は薄かったかもしれないが、資料をぽいっと投げられて自分から読んでくれる人はそんなにいないのでたぶん正解。

ここからポサリンピックで一番人数が多い運営部が本格的に動き始める。

6月1日~

この部分を書いている6月5日現在、運営部の企画担当は担当が2人そろっているところはどこも大なり小なり動き始めていてありがたかった。いや当然なのかもしれない。

運営二次募集の準備

考え始めるのが遅くて今すぐにでも動かなければいけなかった(企画草案の提出が25日なのに6月現在で二次募集もしていないのは白目)。
募集方法についても、急がなければいけないことから先着順とした。
一次募集の記事をベースに僕がささっと雑に書いて6/6に公開した。
変えたものは募集内容とフォームの内容のみ。
募集内容については↓このように内容をある程度説明した。

個人申請に必要なものを考える

とはいえアイコンなどはそろっているので、メインは運営部の皆さんの手にかかっている。
執行部の方でやるのは
・企画全体の注意事項を詰める(PGICとかEPC、PJCSなど、他の企画のものをきちんと参考にする)
・通信エラー発生時の措置について考える→運営部の皆さんに確認を取ってみる
・個人配信のガイドラインを作成する←New!
などなど。
特にポサリンピックも2回目で知名度が上がってきたので、個人で戦いぶりを配信したいみたいな人も多いはず。このルールを事前に決めておかないといけないという意見をもらったため採用した。
一人で考えるには限度があるので副主催も含めて考えた後執行部全体で相談する流れにした。

運営部進捗報告会議

執行部の方で運営部の進捗がどんなもんかを把握するために報告する会議を設定したほうがいいのではないかと気づき設定することに。
2回くらいやってどっちかで全員分聞くことを目標にした。
実際の内容は後述。

Discordの整備

運営二次募集で入ってくる人用、サークル参加募集終了に伴って入ってくる連絡担当者用にDiscordを改築した。

ついでに主に企画慣れしていない運営さんから@everyoneが飛び交ってしまったのでルールを整えなおすなどした。
(不用意に@everyoneを使うなど余分にたくさんの通知を飛ばしてはいけないというのはポサのDiscord界隈では暗黙の了解になってしまっており、明言していなかった執行部の落ち度)
以下原文そのまま

@everyoneの注意
1.企画議論が詰まってしまい意見を求める場合
→こちらは各担当のチャットにて「@ everyone」で大丈夫です。ただし、詰まってしまった具体的な状況を説明していただきたいこと、乱用は厳禁な辺りにご注意ください。

2.上がった意見を元にアンケートなどで企画のルールを決定する場合
→ 運営部全体相談 にて、「@ 運営部」のメンションでお願いします。また、これについては最終的な決定は各担当の皆さんに行っていただきたいです。ので、「どちらの方が魅力的に見えるか」など参加者視点の情報を得たい場合などに限ります。

3.試運転を募集する場合
→ 試運転募集部屋 にて「@ everyone」でお願いします。
試運転募集部屋のルールを参照してください。

試運転部屋の注意
1. なるべく多くの人に気づいてもらえるように告知には@ everyoneを使ってください。(たくさんメンションが飛んでしまいますがお許しください……)
2.最初に募集をかけたら、それ以降の連絡についてはスレッド機能を使うことで、募集があまり流れないようにご協力をお願いします!
3.試運転募集をかけるときは「日時」「かかる時間」(あると嬉しい)「内容」「準備するもの」などを書くようにしてください!

6月3日~

サークル参加募集を開始した。
当日に行った作業は以下の通り。

  • Youtubeに動画を上げる
  • 動画のリンクをブログ記事に貼る
  • 広報ツイートする
  • 記事を固定ツイートにする

広報は3種類のツイートで行った。

  1. 参加サークル募集記事本体のツイート
  2. PV公開ツイート
  3. 企画ピックアップツイート

ただし、PVについては公開後に問題が浮上した。
去年の配信内容をPVに採用したところ、お絵描き会のシーンでTwitterIDが映ってしまっているのはPVという公な場所の映像として大丈夫なのかというもの。
公開の翌日に該当箇所に修正を入れたものをYoutubeに上げなおして、該当ツイートを削除、新たにツイートしなおした。



6月6日~6月13日

運営二次募集を開始した。
予想に反して反応が早く、2日目時点で10枠中7枠が達成されていた。
鬼門はやはりポケGOと配信系だったものの、Twitter上で何度かリツイートなどで呼びかけてリマインドすることでなんとか運営から裏で働き掛けずとも運営はそろった。
集めてみれば案外誰かしらは来るのかもしれない。



~6月14日

2次募集で集まってもらった運営については、応募が来次第招待をした(参加管理担当が)。
このとき、前回の運営招待時にフレンド申請を見知らぬ人から送られる問題が発生したことを考慮して、ポサリンピック執行部用のアカウントを作成した。
今回は応募時点で既に役割が決まっていたので、招待をしてサーバーに参加してもらったあとは該当役割のチャットにて連絡をしていた。
↓こんな感じ。

6月17日

執行部会議を行った。
やったことは主に2つ。

  • 今後の執行部の動き
  • 個人申請のポサリンピック全体レギュレーションの設定

今後の執行部の動きについては個人申請募集後の動きだったり、個人申請までの動きだったりを考えました。
サリンピックの全体レギュレーションについては、予め主催副主催である程度作っておきながら一部気になる点について話し合うという形。
設定したレギュレーションについては後述の個人申請ブログ公開時を参照。

新たに考えたこととしては以下の通り。

  • 禁止事項について
  • 個人配信について
  • 災害時の対処
  • 参加者の資格

特に災害時の対処は、全国規模のものということで各地の一部でのみ深刻な災害が起こるなどの可能性も見受けられたため悩みの種になった。
実際に2011年のポケモンの公式大会が震災の影響を考えて中止を宣言しているという前例もある。

6月18日~6月19日

先述した運営部の進捗報告会議を行った。
まず執行部の方からレギュレーションがこんな感じになりそうだということを伝え、そのあと各企画が現在どんなものに仕上がっているのかを聞いた。
まず状況を喋ってもらい、そのあと主催含めその場にいる人で気になったことがあれば聞いてみるという風に進んだ。
進捗報告会議はその会議自体が目的というよりは早めに仕上げておけよという圧だったので、目的は達成されていたもののいくつか問題のある会議だったように思う。

  • 自分が喋るところ以外暇が多い
  • にもかかわらず一つ一つ丁寧に聞いていったため時間がかかった
  • ツッコミが攻撃的(に聞こえる)

圧はかけたかったのでしかたないのかもしれないのと、他の担当の様子を見ていい感じのものを作ってくださいという意図なので暇が多いこと自体はしかたないのかもしれない。
時間は大体2回とも1時間半ほど。正直話をただ聞いているだけの時間でこれはキツい。ただ会議自体は改善が必要だし、沈黙時間など無駄になりそうな時間はなるべくコントロールしたつもりだったので致し方ないかもしれない。
また、毎企画全部で何かしらで意見を言ってくれる人がいた。それ自体はこちらとしても企画としても欠陥が見つかってありがたいのだが、少々聞き方が投げやりというか責めるように聞こえる聞き方だった。表だった問題はないものの運営のモチベーションに繋がるのでできれば回避したい、でも様々な視点は確保しておきたい、ということで他の人に意見を言ってもらうかどうかという点もどうしようもなく難しい。

日程問題が生じる

期間を23~29日の7日間で設定し、企画を配置したものの、いくつかの企画が他のポケモン系企画と被ってしまって大きな問題になった。

  • SPLオフ(27日)
  • GOフェスト最終日(27日)

SPLオフは埼大ポケサーSPLが主催する、ポサ主催のオフとしては最大規模の対戦オフ会。
関東ポサ員も多く出場するため、人を取り合う懸念が発生した。
ただしこちらの場合は関東以外への影響はなく、関東に人数が多いとはいえ関東だけのために配慮をして動かすのは不公平ではないかという意見もあがり、日程の修正が難航した。
結果としてはやはり人数が多い企画で競合が発生するのはポサリンピックに不利益が出そうだということで一部の移動を決定した。

GOフェストについてはポケGO公式の大きなイベントで、GO関係者は大体出払ってしまうとのことで議論が発生した。
こちらは対象がGOビンゴミッションのみで、他の企画と同時並行でやるものだったため他の場所に移動することで対処をした。

6月22日~6月27日

サリンピック開催まで2ヶ月を切り、そろそろいつまでに何をするかの詳細を整理しなくてはいけなくなった。
ここまでの反省から実際に行うことはそのおよそ1ヶ月は前に考えて置かないと帳尻合わせて間に合わないと考えていた。
ので雑に整理した。
docs.google.com
整理してみると、すごくカツカツだった。
当初余裕があると思っていたが大きな勘違いで、作業量と作業にかかる時間を精査できていなかったことがよく分かる。
正確に言うと、主催の仕事の割り振りミスもあれば仕事が見えていなかったこともある。
一番大きいのは企画書を企画統括がチェックする時間が明らかに足りていない。企画書が提出されたあとは会議をしながら全企画書のチェックをしなければならないがというのを見落としており、1週間程度の余裕しかないのがとてもキツイ。
3週間くらい多分欲しい、でも間延びするかもしれない。

また、これを書く上で困ったのが当日運営、当日配信人数と運営の企画参加関連の処理順。
ポサ員全員が楽しむ企画であるべきポサリンピックでは運営にも企画に参加できるべき、というのが個人的必須条件だった。
ただし当日運営が数必要な以上、全ての企画に出ていいよというわけにはいかない。そのためどういう方法・順番でポサリンピックの当日運営・配信担当を決めるかを考えあぐねた。
結果としては個人申請と同時にしようということで落ち着いた。
が実際に考えたり作業をする時間が足りなかった。

以下はポサリンピックの日程を整理したときの僕のメモ。

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— 2022/06/19
☆今後の方針
◎個人申請に向けた準備
→17日の執行部会議でやった通りの動き
→運営の個人申請、ガチでどうしよう
◎当日運営募集に向けた準備
◎サークル参加募集終了の作業
→連絡担当者の人の扱いについて考える
→Tonamelへの接触
◎個人申請開始周辺で今後の流れ全体会議をするためそれに向けた準備
→フォームの作成について準備
→企画統括中心に時間を見直す
KPを取りたい、でもウーラオスとかのために画像も取りたいなどの話
◎その他盛り上がりのための準備
Twitterによる事前宣伝
→ポサリンアートの呼びかけなど?
他にいい案あるかな

思考メモ
☆個人申請開始後の動きについて
・ユナイトのチーム申請
・各企画の準備が仕事なので、各企画で必要なものを全部リストアップして把握していなければならない
個人申請終了=人数発覚
以降のスケジュールが必要
→人数が発覚してから調整が必要な企画要素は?
・対戦回数決定
・チーム数決定(特にカブるモなど)
☆他に運営部がやることは?
・パーティ提出フォームなどの準備
・運営スライドの準備
・Tonamelの準備
・リハーサルも加味

6月25日~6月30日

5日間で企画書の草案を確認しきった。反省点。
時間がないということもあり、より効率的に見ていかないと間に合わないということで、事前にチェックリストを作成した。
内容はガイドラインに含まれていることをおおよそ列挙した形で、プルダウン式で○×をつけていくことで企画書の問題点が整理できる。
docs.google.com

企画書を見ていった内容のうち修正点として多かったのは以下のポイント。

  • 対戦時間に余裕がない
  • 説明時間がないor短い
  • レギュレーションの公式用語表記への意識が足りない

など。
対戦時間はトラブルがあったときのために必要対戦時間+10分くらいを見ておいた方がいい。
また、最初の説明時間は説明だけでなくボイスチャットを分かれたりといった時間も含むので、想定以上に時間がかかる。長めに取っておくべき。
レギュレーションの公式用語表記に関しては正直慣れていないと難しいが、ついつい「バトルチーム」ではなく「パーティ」と書いてしまったりなどがよくあった。

これらと追加で気になる点などをまとめて、企画統括の方々が各運営に伝達してくれた。
ここの伝達の仕方もミスがあったというか、統一しておいた方がいいように感じる。
というのも、直して欲しい結果だけただ伝えると恐らく返された側は自分のミスを責められているように感じるはず。言い方を柔らかくしたりこちらで考えたことを伝えたりフォローしたりといったことは必須だったように思うので、この辺りを完全に投げないで統一するべきだった。

7月1日~10日

企画担当が返された企画を手直しする時間。
この間は特に仕事はなし。
主催はレギュレーションをきちんとした文章に成形して改めて運営部に出すなどした。

サリンチャンピオンポイント

また、この頃ポケモン公式は「ポケモンバトルマスター決定戦」という、ゲームとカード両方つよい人を決める趣旨の大会を行っていた(ポイント計算の発表が甘いかつ適当でめっちゃ炎上してた)。
これをポケサーでもやりたいが単発でやるには開催形式に難がありすぎる、という話をTwitterで目にしたためこれの導入を考えた。
カードだけ出る人、シングルだけ出る人、ダブルだけ出る人、それぞれが他の企画にも出るモチベーションになると思われた。
具体的に作ったルールは以下の通り。
posalympic.hatenablog.com

ルール作成に当たって気をつけたのは以下の通り。

  • 企画の参加人数に差があったときに、全競技同じ計算方法だと不平等が発生する。
    • 200人のトナメで100位と100人のトナメで100位はあまりにも違う。
    • バトルマスターのポイント計算方法を適用した。
  • シングルとダブルを平等に扱うためにシングルダブルを両採用したが、シングルダブル両方で1位を撮るだけでカードなしでも点数を取れるようになってしまうので、実機でまとめる工夫をした。

集計の方法は、Tonamelの「CSV形式でダウンロード」を使った。

これでハンドルネームと順位が紐付けられるので、後はVLOOKUPやらを使って事前にポイントが計算されるように組んでおけば、Tonamelの結果が出てからCSVをコピーして少しいじるだけで結果が自動産出されるようになる。
同じハンネどうするんですか問題が発生したものの、レアケースなので手作業でいいだろうという話になった。
実際の仕組みがこんな感じ。
docs.google.com

  • 「順位」のところはVLOOKUPで名前を探して順位を代入するいつものあれ
  • 「ポイント」のところは、基本的には順位を元に計算だが、「順位」のところに数字が入っていない場合0を出力するようにした・
    • 参加キャンセルで当日参加していなくてVLOOKUP失敗していたりすると、合計点も算出できなくなっていたため。
  • 「シングル+ポケカ」と「ダブル+ポケカ」を右二つでいったん処理して。
  • 合計点はシングルかダブルの大きいほうを採用するように設定。
    • やっぱりExcelの計算は細かく分解してセル作らないとどっかでミスる。

7月11日

サークル数を具体的に見せられるように、参加募集が終わって落ち着いたタイミング。
Tonamelの運営を行うさとけんさんと、支援がもらえたりするかどうかの会議を行った。
PGICで一度話したことがあったのもあり、話は割とトントン拍子で進んだ
ZONeの協賛がもらえることが決定した他、ポサリンピック2022の主催団体が開催した大会には専用の背景をつけてもらえることになった。
背景の画像については素材作成担当が作ってくれた。

比較用

7月12日~7月13日

この辺りから時間に追われる運営生活が始まる。
16日に公開予定のブログに向けて、企画書の最終調整をした。
最終的には主催の確認、ということで、2日間かけて再提出された企画書に目を通した後、改善案をそれぞれのチャットに投げつけた。
全20企画をしっかり読んで直すべき点を考える時間が2日間はかなりキツかった、テスト期間みたいな話もあるので、バイトもやってる普通の人類だと一週間でもきついかも。

改善案については

  • 企画ごとの苦労してそうな点の労い
  • 当日運営の人数を書いてないor曖昧な企画は催促
  • 当日の日程が余裕のあるスケジュールになっているか→なっていたら完璧です!も言う
  • その他懸念点で書いてもらったことについて一緒に考える

などの内容が多かった。
改善点のまとめは↓のように埋め込みで入力した。みやすい。

埋め込みなどテキスト装飾の方法は↓の記事の少し下を参考
kurobasana.hatenadiary.jp

その他、参加企画担当に当日運営の日程募集の方法も考えてもらった。
↓これをつかった。
CSV形式で出力できるのが非常に偉い。
www.densuke.biz

7月16日~7月17日

スケジュールがタイトすぎてブログ担当を動員できなかったので、気合いでブログを作った。
ブログ担当と話して、事前に6つの記事を書くことに決定していた。

個人申請時記事一覧

それぞれの内容について軽く触れておく。

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個人申請記事

基本的には去年と同じ内容で~と言いながら作っていた。

  • 各種目概要記事リンクの欄で規格の分類わけ制度について説明
  • 今年は企画の分類で記事を分けたので、日程がきちんと誰でもすぐにわかるような並び方に
  • 企画参加に関する注意は全体レギュレーションに譲り、禁止事項だけコピペ
全体レギュレーション

6月くらいに会議したやつをもとに文面にしていった。

  • サリンピック2021、EPCポケカ選手権、PGIC2021などいろんなところを見比べながら継ぎはぎ
  • PJCSなど公式の文面を参考にしたり、実際に起こった事例を参考に(地震の対処)(2011年のPJCS)
  • SNSなど、ポサリンピックの参加にあたってやってほしいこと。
各企画
  • 見出しで企画名
  • 下線で煽り文
  • 企画アイコン
  • 日時
  • 内容簡易説明
  • 進行予定
  • 事前準備
  • レギュレーション


これを企画数分

記事を書いた後は一日の確認時間ののち、申請関連のものを公開して連絡担当者にメンションをかけた。

  • 個人参加申請記事
  • 申請フォーム
  • 申請内容の確認フォーム

フォームがとんでもない高性能仕様だった(下記)が、僕は作っていないのでまた別の話。

  • 新規回答か以前の回答の修正かを選ぶことができる
  • 新規回答の場合はすべての回答のうち「サークル名」「ハンドルネーム」「各企画に参加するかしないか」を抜き出して別のシートに記録するスクリプトが動いている

  • 別シートにこんな具合で数と具体的に参加者の名前が書かれる

  • 以前の回答の修正の場合はこのシートの該当する人の行に上書き処理される

7月18日

当日運営と運営の企画参加

各企画に当日運営の必要人数を聞いたところ、おおよそ30程度だった。
去年は膨大な数必要だったのだが、ほぼすべての企画をTonamelで運用した結果すごく少なくなった。
企画運営が40人ちょっとなので、なんなら全員が当日運営する必要すらない。
これを受けて、運営の企画参加と当日運営についてどうするかを考えた。
※ポサリンピックはすべてのポケサー員が楽しむイベントなので、運営をしている人にも企画を楽しんでほしいと考えているため。
具体的には以下のような仕組みに。

  • 基本的に運営の企画参加に制限はかけないことにしたので、一般の参加者と同様に個人申請可能
  • ただし場合によっては人数調整の都合で辞退してもらったり、当日運営が足りなければそちらに回ってほしくなることがある
  • そのため、5つまで絶対に出たい種目を保証する(そちらについては参加者と全く同様の立ち位置になる)
    • それで人数足りないところがあったら連絡担当者を頼る感じで

↓実際の伝助のページ(今振り返ると伝え方が微妙に悪い気がする)

個人申請募集記事公開とともに、運営の当日募集用伝助も公開した。

このあと当日運営募集の提出率の低さに咽ぶことになる。
考えられる原因はいくつか

  • リマインドが少なかった?
  • 情報量が多い、伝わりづらい文章などでわかりづらかった?
  • 1か月先の予定なんかわからない?
  • 募集の仕方がチャットだけかつ目立たなかった?(↓実際の公開画面)

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7月18日~7月26日

ブログ修正

企画ブログにミスがたくさん見つかるので見つかり次第修正したりした。
「ブログを書く」という仕事はブログを書くだけでなく、ブログを書いた後の細かい修正も仕事に含まれるということを忘れてはいけない、きちんと仕事を分散しなければいけない。

運営部進捗報告準備

運営部がスライド作ったり当日の企画までの準備ができているかを確認する会議が必要だと思い、日程調査をした。
前回の進捗報告会議と同じく、8月序盤でアンケートを取って多いところ二つで建てた。
企画運営二人のうちどちらかがどっちかの日程には出てくれたので形式はまぁ正解だったと思う。
内容詳細は後述。

7月27日

申請期限も近づいてきたなぁなどと思っていたところで、ふと気づいた。
バタバタしていたせいでポサリンチャンピオン制度を個人申請記事に入れていなかった。
ついでにTonamelの連携を得た話も運営内で通して満足してしまっていて、参加者に発信していなかった。
どちらも痛恨のミスだと思う。ブログを書くだけの期間を用意できていたら気づけていたかもしれない。

運営内で相談して、まだ申請期間中であり、企画に付加価値がつくだけで企画の内容自体は大きく変わらないことからギリギリ問題ない範囲なのではないかという結論になった。
急速に出さなければいけなかったため、その日のうちに書いてその日のうちに出した。文章に時間をおかないのは本当はあまりよくない。
内容自体は対象企画と企画概要を書いただけなので特筆することはあんまりない。
問題なのは公開しても参加者が知らないことだったので、公開したらすぐに連絡担当者に仕様変更の旨を伝えてほしいと連絡した。

↓該当記事
ポサリンチャンピオンポイントについてのご案内 - ポサリンピック公式ブログ
【ポサリンピック2022】Tonamelさんの認定大会支援について - ポサリンピック公式ブログ

7月27日~7月31日

当日サーバーを作成した。
やったことは以下の見出しの通り。

去年の当日サーバーをコピー

  • サーバーコピーして楽にしたろ!と思ったが、結局チャンネルとか作り替えたのであんま楽じゃなかった。去年のやつと見比べる手間は減ったかも。

各種Botを導入

  • 導入したBotは以下の通り。


内容はここに全部書いておいた。

各企画のロールを作成

  • ↓自分が参加する企画に関するチャットだけ見えるように、企画ごとカテゴリー作って、カテゴリー自体を各企画ロールがついている人だけに見えるように設定した。
    • 各企画の運営担当にそのカテゴリーを任せることになる(=管理するのは僕のようなサーバー管理有識者ではない)ため、カテゴリー全体に権限をつけることで、権限を知らなくてもチャットを立てれば勝手に閲覧制限がつくようにしておいた。


なに言ってるかわからんと思ったら下の記事をちゃんと見ておいてください。
kurobasana.hatenadiary.jp

各企画の運営ロールを作成

  • 運営ロールは以下3つの理由で作成した。
    • 各企画の運営も自分が関わるチャットだけを見られるようにしたい
    • 各企画の参加者ではない人が企画のチャットを見られるようにしたい
    • 運営連絡に参加者は書き込めないが運営は書き込める状態を作りたい

各サークルのロール・配信可能ロールを作成

  • 各サークルのロールや配信可能ロールは、「ロールを人のタグ付けに使う」という考え方に基づくもの。配信可能ロールなんかはパッと色分けしてかなり分かりやすくしている。

各企画のチャットや自己紹介用のサークル別チャンネルなどを作成

  • 各企画のチャットはどの企画でも必要な「運営連絡」「質問箱」「報告」の3つだけ作ってあとは書く企画運営に任せる形にした。

全体的なチャットの説明は長いので畳みます。

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必読カテゴリー

このカテゴリーすべてに、閲覧可能だが運営以外は書き込めない設定をしている(誤書き込みをシステムで防ぐのはえらい)。

初期連絡事項は最初に見るべきところとして全体連絡とは独立させている(書き込み内容は畳んだ)。

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タイムスケジュールはすぐに見たい時があると思うので、これも独立。
参加企画確認、所属サークル確認は、上述の企画ロールや所属ロールなどを設定するCarlBot用のチャンネル。
企画ロールの設定を行っていないまま企画の連絡が確認できませんでした、ではまずいので「企画ロール未付与」ロールを作成して、サーバーに入った時点で未付与ロールがつけられるようにした。企画ロールの設定を終えた後に未付与ロールを外せるようにCarlBotを設定した(下の実際の文参照)。
が、未付与ロールを外し忘れている人/混乱している人が多かったので、ちょっと書き方が目立たなかったりしたかもしれない。改善点があるかも。
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あと去年から特筆して変えたのは、「本サーバーの使い方」を用意したこと。
各チャンネルについて運営がどんな意図で用意しているのかをきちんと伝えるという目的もある。
ついでにそもそもDiscordの使い方に不慣れだという人に向けて、
kurobasana.hatenadiary.jp
読まないくせにアプリを使うのも下手みたいな人はもうしょうがないものの、ピン止めが確認できないなどの質問をある程度事前に対処できる。

総合


特に言うことはなさそう。
確か一つのボイスチャットには100人までしか入れないとかだったと思うので、全体集合場所は2つ作った。
一方で「表彰台」はステージチャンネルにすることで100人制限を突破して参加者を一つのチャンネルに入れることができる。
ただしステージチャンネルではイベント用チャンネルという名目にもかかわらず画面共有ができないという仕様があるので、スライドを共有して最初の説明をしたい全体集合場所は通常のボイスチャンネルとした。

スタッフオンリー


こちらも必要そうだと思ったものを作っただけなので言語化不可。

その他


一つのカテゴリーにはチャットは50個までしか作れないので
ボイスチャットは100個、自己紹介は82個必要だったことからそれぞれ一つずつ作っている。
フリースペースはポサリンピック自体が交流企画なので、企画の外でも交流したい人が交流できるようにという意図で作っている。

8月1日~8月4日

Discordの使い方ブログ執筆

会場サーバーはピン止めだの通知ミュートだのをきちんと使いこなさないと若干ストレスがあるので、Discordの使い方ブログを書いて張っておくことにした。
kurobasana.hatenadiary.jp

8月4日、8月5日

進捗報告会議

2回に分けて全企画に情報を伝えた。

今後の方針

今後の方針とはいいながら、ここで終わっていることの復習なども一通り行った。

  • 個人申請終了済みなので人数がほぼ確定していること
  • 当日運営の日程アンケートがあること
  • 会場サーバーができていること
  • パスワードを統一すること
  • リハーサルをすること
各企画の準備進捗報告

企画ごとに当日までに必要な準備を企画書から抜き出してこちらでリストアップしていた(運営部が自分の企画の準備を把握していない可能性を対策)。
それをもとに、各企画の進捗を聞いて、会場サーバーを早めに解禁しても問題ないかを聞いた。

Tonamel主催団体参加処理

後述するTonamelの主催団体に運営陣を招待した。
会議で確実に伝えることができたので伝達が非常にスムーズだった。かなり良かったように思う。
実際にTonamelのページを作るときに伝えたルールは以下。

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大会ページの作り方について
↓基本これを参考にしてもらえれば作れると思います
https://kurobasana.hatenadiary.jp/entry/how_to_use_Tonamel

【注意点】
・なるべく早めに作ってもらえるとありがたいです(当日サーバーの方で早めに公開しておきたいため、無理のない程度で大丈夫です)
・作るときはなるべく企画担当二人でやってください(企画担当二人で認識をすりあわせておかないと大変なことになりかねないため)
・カバー画像は各企画のアイコンにすること(ブログとかから取ってきてもらえると)
・大会タイトル名はブログに載っている名前にすること
・限定公開にすること
・エントリーについて
エントリーの追加の質問項目のところに画像をアップロードが出来るようになっていると思われるので使いましょう
・オプションについて
連絡先に↓これを置いておいてください
https://twitter.com/posalympic
生放送URLに↓これを置いておいてください
https://www.youtube.com/channel/UCQCGs-Q5ctPDJk1_XX6Pozw

◎各企画1つまで、本番に使うページとは別に練習用の大会を作成して練習していただいて大丈夫です
・過去の大会コピー機能があるのでうまく使ってください
・練習用だと分かる名前にすること
・非公開にすること
・作らなかったらリハーサルの時に作って使います

8月6日

リハーサル関連の処理

当日運営が決定したので、リハーサルの日程を決め始めることにした。
リハーサルの日程は16~22日を予定していたのでかなり時間がないこと、運営部に少し急いでほしいことを考えて日程決定の形式を決めた。

  • 各企画でリハーサルどこがいいかの日程希望を第3希望まで出してもらう
    • 人数多い企画贔屓は日程が決めづらいのでちょっと贔屓
    • 日程は早い者勝ち

この旨を各企画担当に連絡して、企画ごとにリハーサルの日時を考えてもらった。

14日になっていくつかの企画から日程が出ていなかったもののひとまず日時を確定、ほかの企画に日程の催促を送りつつ、日付を調整した。

8月8日

Tonamel主催団体関連

7月末くらいに致命的な問題が浮上していた。
一つの主催団体に入ることができるのは20人まで。
これの対策として、主催団体を日ごとに分けるという方法を取ることになった。

この旨をTonamelさんに連絡したところ、全ての主催団体に同様に背景をつけるという方向で一旦は快諾をいただいた。
しかし、この背景をつける特別処理は手動でやっていたらしく、Tonamel運営側でも負担が大きいとのことだった。交換条件としていくつか条件をいただいたものの運営のキャパシティから飲み込むことができず、背景がある主催団体は一つだけという状態になった。

いかに大会の開催に優しいTonamelといえどやはり企業なので、コストに見合わないことは行うことができないという前提をきちんと認識できていなかった。
企業とのコラボが絡むときはここをしっかり確認しておかなければいけないと思う。

8月11日

会場サーバー開放

運営部進捗報告会議にて、ユナイトのフォームができあがり次第開放という流れだったものの、担当者が倒れてしまったので若干遅くなってしまった。これは本当にしかたがない。
ついでに言うなら、そもそも本当は企画担当が全部フォーム張ったりしおわってからが理想だったものの運営部が全員作り終わるまでを待っている時間はなかった。

連絡担当者に開放するときは2点を連絡した。

  • なるべく早く入ってほしい
  • 参加申請をしていない人が入らないように、誰が参加申請をしたかを確認してほしい

ただまぁ運営でもないニンゲンの手管理である以上仕方ない問題で、

  • サークルに会場サーバーのリンクを流していない
  • 参加申請したと思い込んでいたがしていない人を入れる

などの事故がいくらか発生した。
前者に関してはこちらからもメンションによる催促などが足りなかったし、そもそも用意している時間も短かったので僕に非があるとも思う。

12日~15日

この期間は雑務対応という感じだった。

キャンセル対応

案の定というか大量にキャンセルが発生している。
キャンセル処理の手順として

  1. 参加者が連絡担当者に連絡
  2. 連絡担当者が主催に連絡
  3. 主催がキャンセル対応部屋に書き込む
  4. 参加管理担当がスプシにキャンセルを反映する
  5. 参加管理担当が各企画担当に人数が変わったことを伝える

のような感じ。
もしくは企画のチャットに直接書き込むという風にしていた。
ただここには結構無駄があるので、
「連絡担当者が書き込めるキャンセル対応部屋を作っておいて参加管理担当が直接処理できるようにする」
という方法一本に絞った方がよかったかもしれない。
キャンセル方法を参加者視点分からなくしておくことで余分なキャンセルが発生しづらいメリットは発生しそうではあるものの、参加者に優しくないので一長一短。

当日のブログ・Twitter対応

当日のブログを動かせそうか、Twitterを動かせそうかなどの確認を行った。

企画運営管理

企画運営がきちんと企画運営できているかを見張っていた。

  • Tonamelのページを作っているかどうか
  • 質問箱に放置された質問がないかどうか
  • 参加者にきちんとなにかしらの連絡ができているか

僕が参加者視点でのことを少なからず考えられていても企画運営が同じとは限らないし、企画運営はポサリンピックに手一杯でいるわけではいかないはずなので忘れていることもあるはず。
この辺りをきちんと管理するのも多分仕事のうちなんだと思う。


13日
執行部会議

開会式閉会式式次第

適当に考えてブログに出力したやつ。
このまま行こうという話で終わった。
kurobasana.hatenadiary.jp

引継ぎ問題

この3ヶ月間くらいずっと考えていたことを執行部に相談した。
というのも、ポサリンピックが想定以上に大きくなりすぎて色んなところにガタが来ていると僕自身が感じていた。
主催視点で見ても、管理する運営の数が多くて業務が想定以上に多かったり、あと仕事を回せていなかったり。
運営視点で見ても、運営が多いかつ身内でもないので話が全部スムーズに回るわけではなかったり。
参加者視点で見ても、例えばスタンポケカは5時間の枠で収めるために決勝トナメを8人に絞ってしまったが、160人から8人に行くには全勝するしかないという苦しい大会になっていたり。

来年があるとして、このまま同じように運営してはポサリンピック2023は失敗に終わるような気がしていた。
規模を下げるための方法もたくさん考えた。

  • 参加できるサークルに制限を設ける
  • 各企画に定員を設ける。
  • 企画数を減らす。
  • 日程を増やして一つの企画辺りの時間を延ばす。

しかし新たに考えることを増やすということはそれだけ主催/運営の負担を増やすことに繋がるので大変。
僕自身は1年のころからポケモンサークル界隈の運営にずっと携わってきた集大成みたいな意味も込めてポサリンピック2022にかなり打ち込んでいたものの、実際に作業をこなしていて負担はかなり大きく感じた。もちろん負担が大きくならないように仕事を割り振り切れていない僕がまだ未熟ではあるものの、運営経験がある程度豊富な人でないとそもそもこの考え方ができるかも怪しい。
いくらポケモンサークルのみんなが楽しめるからといって、来年もどうしても継続して開催したいから、とある程度のやる気しかない人を呼んで主催を押しつけるのは厳しい。

そういった考えから、ポサリンピック2023の運営は表立って募集はしない。その上で、やる気を持ってポサリンピック2023を開催したいって人がもしいたら、主催まで連絡をしてくださいということを運営ラジオで周知するのがいいのではないか。ということを考えていた。
他にポサリンピックが成功のままで継続していくいい方法が思いつかなかった。

執行部内で相談したものの、やはりいい案は出なかった。
もし開催されるなら、ポケモンサークルのためにできる限り応援はしたいという思いでなるべく引き継げるようにした上で、募集はしないという方向で合致した。

8月16日~8月22日

リハーサル

リハーサルでは多少はしょりつつも本番と同様の動きを再現した。
具体的にやったことは以下

  • パワポ本名写りがち&白飛びしがち、気をつけてを連絡する
  • 最初の説明を聞く(時間を計る)
  • スライド徴収→ドライブにあげる
  • チームわけの方法やTonamelを実際に動かしてみて、当日の作業を確認
  • ステージチャンネルの使い方を教えてエンディングトークができるようにする
  • 配信卓を出す場合その配信卓の選び方を考える
  • それぞれをまとめて議事録メモとして各企画に送りつける

本当はそれぞれ参加者にどういう連絡をするかの文面も考えたりした方がいいとは思っているが、全員に強制するのもなぁという感じだったのでやめている。
結果リハーサル一つは30分くらいで終わっている。


その他上の雑務を並行。

8月22日

リハーサル

開会式のリハーサルを行った。
配信テストの確認と、参加者代表を交えての内容確認
開会式は喋ることしっかり喋りたいので、カンペを用意した。
kurobasana.hatenadiary.jp

全体連絡

  • 明日からポサリンピック2022はじまるよ
  • ここまでありがとう
  • あと7日間よろしくね

などの内容を全体メンションで伝えた

執行部の当日の動き

明日からどういう動きをするのかを軽くまとめた。
以下クロサナが実際に送った文面。

明日からの動きを軽く共有しておきます
1.集まれる人は企画開始15分くらい前を目安に執行部待機チャンネルに集まる

2.多分僕がつべの画面共有するのでそれをみんなで見たり見なかったりする(ミュートで大丈夫です)
企画運営からヘルプがきたりするので助けます
基本的にボイチャにアカウント突っ込んでる人を動けるカウントします

3.当日のTwitter担当設定しといた(下の画像)ので確認お願いします
↓にTwitterツイート内容指示書を置いておいたので、これを見つつ当日はツイートをお願いします
Twitterのパスワード乗ってるのでここでは公開しません)
4.ブログ担当班は多分ブログ編集することになると思います

5.企画統括は各企画がこれから開始できそうかをメンション飛ばしたりで様子見しましょう(目安15分前程度)

6.素材作成は賞状作る仕事があるので、各企画の勝利者が決定しそうなタイミングで運営鯖内でコンタクト取って名前もらって、賞状作ります

↑全部当日ボイチャかテキストチャットでコンタクト取りつつ進める感じで

7.配信統括は配信する人々の面倒をお願いします(執行部ボイチャでも配信部ボイチャでもどこでもいいです)

8月23日~8月29日

当日。
やったことは前項目で書いたものと同じ。
主催はツイートや各配信の内容について指示出したり情報確認したりGOサインを出していた。
主催の仕事としては主に

  • 各企画が時間通り滞りなく進んでいるかのチェック
  • ツイート内容の指示
  • ツイート文面を共有してもらってチェック
  • ブログが書けているかチェック
  • 配信の内容のチェック、適宜賞状担当などとの橋渡し役
  • 賞状のミスのチェック
  • 企画が時間通りに進んでいるかなどのチェック
  • (本ブログの執筆)

とチェックだけが仕事になる。
がやってみるとチェックする項目が意外と多く、フリーなときにギリギリ回るくらいの忙しさだった。
それでも途中から疲れてしまったのもあって一部確認を投げ出したりしているので、確認なしできちんとやってくれた執行部の皆さんには頭が上がりません。
ほかの企画に運営/参加者として参加したり、Twitterやブログの肩代わりをしていると、どうしてもどれかしらを忘れてしまったりしていて非常に苦しい。
チェック仕事なのでいなくてもほかの執行部がきちんと回してくれてはいたものの、やはり司令塔がいないと完璧な立ち回りが難しかったので、やはり主催に仕事を入れてはいけないらしかった。

起こったトラブルを列記する。

表示する

  • 全体集合場所は普通のボイスチャットなので100人の制限があるが、伝わっていない
    • クロサナから質問対応した。
  • 配信を見てから(?)企画に参加したいという連絡があった
    • 無理なので視聴者参加型企画をおすすめした
  • 感想戦で悪口が発生したよう
    • Twitterなどで拡散せず運営にDMするようにお願いしますと伝えるべきだった
  • 配信定員の超過
    • ボイチャは100人までは入れるけど、配信は50人までしか入れない??(要検証)
      • その場合、ボイチャに入れる人数上限を50人に設定したうえで集合場所をさらに増設しないといけなそうだったので途中でやった。
  • 剣盾シングルトナメ予選最終戦で暴言発生
    • 予選最後だし、加害者予選落ちしてるし、運営的には何もしなくていい
    • サークル運営的には自分のサークル員がしでかしたことは知っておきたいかなと思い、特に対処の必要はないものとしてサークルの連絡担当者に伝えた。

執行部の各仕事について

ツイート

ツイートはこんな感じでマニュアルを最初に渡した。
文面を共有してもらってクロサナが確認したりすることもあったものの、3日目以降僕が企画運営や穴埋め参加などで席を外していても特に問題なくTwitterを動かせていたため、大正解だった。
kurobasana.hatenadiary.jp

ブログ

当日に書くこと自体は結構簡単だった。
事前に最初と終わりの文章、そしてテンプレートを用意しておくことでかなり簡略化できている。
結果発表もツイートを張るだけ。
配信も配信URLを張るだけ。
企画運営からの一言もコピペするだけ。

逆にこれくらい簡単にしておかないと7日毎日ブログを書くのは無理。
企画運営からの一言の兼ね合いもあって、翌日夜くらいに出すペースで書いていた。

配信切り抜き
  • 会場サーバーに執行部専用の「ベストシーン時間特定」チャンネルを作る↓

  • 手が空いている執行部が、ツイートされているベストシーンの内容と配信のURL、時間をそれぞれ特定して書き込む(スレッドでまとめた)
  • それを元に配信を切り抜いた動画を作って集めてベストシーン集を完成させる。
  • なお、配信をYouTube上で切り抜いて新しい動画を作成する方法があるため切り抜きにはそれを使っている。

方法

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1.YouTube Studio」→「コンテンツ」→「ライブ配信

2.切り抜きしたい元の配信のタイトルなりをクリックして、編集画面へ

3.左のメニューから「エディタ」を選択、「トリミングとカット」を選択

4.一旦「切り抜き」をクリックしてすぐ×を押す

5.青いバーが左右に出るので、切り取りたい部分に合わせる

6.「保存」の横の点3つを押すと「新規動画として保存」と出るのでそれを押せば切り抜き完成

サリンピック公式YouTubeアカウントでは出たのに、自分のアカウントの配信では「新規動画として保存」の選択肢が出なかった。
原因は謎だが、ライブ配信が行われてからn時間とか、チャンネル登録者数n人みたいな原因が考えられそう。

もしくは、YouTube自体にハイライトの作成機能があるっぽい??
使いづらいという話も若干耳にするが、試してみてもいいかも。
support.google.com

各企画反省など

8月23日

開会式

特に問題なく終了

伝説幻1on1

  • 幻使った人は結構いた
  • TODが発生しかけたらしい

レベル1シングル

  • わざのPPどうしたらよかったんだろう問題
  • レンタルパはなんだかんだ使ってる人もいたっぽい

リモートエクストラポケカ

  • 人生初エクストラって人結構いたので、コピーカードは布教としては正解だったのかも。でも、改造はやっぱりよくない。当たり前だし、コピーカード禁止の一線は守るべきだったかもしれない。
  • 時間切れについて、ほかの卓はきちんと対応できても配信卓にはボイチャに入りづらく止まらなかった。
    • 時間切れの裁定について、両負けなのかサイド差決着なのかが不明瞭だった。
      • 追加ターンについて処理した以降の処理の説明が微妙だった。サイド差決着であること自体は事前に示してあった。
    • 参加者にも疑問が残っていそうだったのと、単純に余裕がない予定の中で時間が押している対処をどうするか
      • 表彰などをカットしてなるべく参加者の拘束される時間を短くした
      • 配信卓で時間超過をしたことについては、「指定時間の超過を許したこと自体の競技の不公平さ」(あと5分あったら勝っていたみたいな事象がありうる)「超過したことで参加者全員が待っていたこと」の二つが悪要因
      • Twitter、配信内、運営連絡の3つでこの処理と謝罪を言及

配信内文章↓

配信卓第一回戦にて,運営側の不手際で,試合時間を超過してしまい,申し訳ございません。公平さを欠く結果となってしまったことをお詫び申し上げます。

以降はこのようなことがないよう再発防止に努めますので,引き続きポサリンピックをよろしくお願いいたします

運例連絡内文章↓

企画中申し訳ありません。
現在運営側の不手際により予定の時間よりも進行が遅れております。
今後の進行ですが、試合時間はそのまま、表彰・解散の時間を省略して終了時刻がなるべく遅くならないように変更させていただきたいと思います。
なお、もし上位入賞者でお時間がある方は解散後にインタビュー等させて頂けると助かります。

サーバーメンテナンス

伝説1on1の対戦が終わった12時ごろ、サーバーのエラーで通信が途切れる事態が発生した。
公式のサーバー情報を見たところ、剣盾のサーバーがメンテナンスに入ったとのことだった。
幸い12時~14時の予定で、企画には支障がなかった。
www.nintendo.co.jp

8月24日

タイプ統一シングル

  • パッと見問題なさそう?
  • 18タイプそれぞれでのみ表彰することで全勝のオポが云々という文句が来なくなるのはとてもよかった。

剣盾交流マルチバトル

  • 配信について、参加者(運営)に画面を共有してもらうときに感想戦なんかを映したい、しかし画面共有すると選択とか見られてしまうのでは
    • 交流企画のため楽しむこと優先でという話で画面共有してもらうことに
  • 幻のポケモンが出られるノーマルルールで、特別なポケモンの禁止としたが、リストアップに幻のポケモンの禁止を含めていないミスが発覚
    • マギアナなどがパワーの高いポケモンであること、幻のポケモンを軸にしている人はそう多くないのではないかという判断から幻を禁止にするように各所に通達した。
      • 幻のポケモンが禁止になったことについて残念がるツイート、直前の変更に怒るツイートが少なからず見かけられた。ミスだったかもしれないがマギアナの禁止は致し方ないかなと思う。
    • 直前の変更過ぎたので、運営から至急対処用のレンタルチームを作ったほうがいいという意見が出た。
      • 運営側から出すには時期を逃している(対処時点で一緒に対応するべき)ので、運営個人でレンタルチームを出すことにした、直前で作成して放流した。
      • ただし、これによって環境が変わるのではないか読みをしている人もおり、100%みんなが喜ぶ対処とは限らなそう。
  • マルチバトルの1戦は当たらないこと考慮で長くして40分としていたが、ちょうどよかった(1戦あたり5分ずつ前倒しにしたので、35分がいいかも)。
  • 当初偶数人だったが、4では割り切れなかったので不戦勝卓が発生した。
    • 運営二人が入ることで解決した。
  • 一人遅刻者をはじかないようにしたところ、Tonamel上で一度失格として扱ってしまったため遅刻者がTonamelに復帰しないまま参加することになってしまった。遅刻者処理ということで毎回余り卓に呼んではいたものの、早退者の影響で遅刻者を除いて4の倍数になったときは困った。普通に遅刻者は弾いていいです。
  • 5時間で7戦もいらなかったかも、タイプ統一あたりがこの枠のほうがよかった、4時間くらいがちょうどよさそう

アングラハントバトル

  • ディグダ賞について
    • 地上に戻って違う区域の地下大洞窟に潜るとディグダゲージが共有されない仕様で、競技の邪魔になってしまうらしかった?
    • 結構ディグダ賞もらってる人は多かった。

8月25日

カブるモ

  • チーム戦にしたことによる問題
    • 得点を個人計算にしたことから集計表を作成しなければならず、事前に割り振りをしなければいけなかったため非常に面倒だった
    • しかも当日キャンセルが当たり前ながら出るので、集計表の修正がかなり間に合っていない
      • 結果として、人数が多いチームと少ないチームができてしまったため、公平でなかった可能性が高い
    • また、チーム替え時にボイスチャットと長屋を両方移動しなければいけないが、参加者にうまく伝えられるはずもなく、かなり手間どった。
  • そもそも13チームはカブるモをやるには少々多い。8~9人くらいが適正。
    • 想定してたよりも規模が大きくなりすぎた。
  • 実際に作った問題と、運営の振り返りブログ

docs.google.com
appel710094.hatenablog.com

剣盾シングル仲間大会

  • KP用に事前アンケートをしていたようだが、それの確認が参加者からできないため運営が対応することになり忙しそうだった。
    • 個人申請フォームみたいに別の記事に必要な情報だけ乗せられたらよかったかもなぁ(Googleスクリプト
  • 個人配信は対戦相手の許可が取れれば可能としていたが、仲間大会は許可が取れない、個人配信していいのか?
    • 個人配信していいよって事前に言うべきだった

ポッ拳大会

  • 8人だったのでスイスドローが3戦で終わった、予定より1時間早い。
    • 30分の間、参加者や配信者も併せてフリー対戦パスワードを一つ決めて、ランダムマッチするように設定した。ポッ拳の布教という意味も込めて結構いい対処だったと思う。

サリンクイズショー

  • 当日4人中2人しか来なかったチームが2つあった
    • 幸い2つだったので、2と2をくっつけて4にできた、ナイス
    • 遅刻で来た人に対しては視聴者としての参加を促した
  • フォームの仕様をクイズショー通して統一するべきだった
    • ヒントを出すため一問で複数のページを使っていたり、逆に一ページに色々まとめられていて困惑されていた。特に、最初の2つがヒントを出すための云々が不正防止に見えたようで、問3で一ページに何問も解答欄があったのが「不正できちゃうけど」と思われてしまったようだった。
  • 一個多答問題において想定以外の解があったらしく、出題ミスだった。
    • 全員にフォーム入力後の得点に1点追加してくださいというアナウンスを行った。
  • 問題数多かった。
    • 4時間きちんと使いたいと思って量を多くしたところ、5時間の超大作になってしまった。高校生クイズでも3時間くらいらしいのでかなり疲れる。
    • 夜企画なので参加者もかなり疲れてしまっていたらしい。むしろ3時間くらいで終わるくらいの予定で行ってしまってもよかったかもしれない。
    • 内容や質はかなりよくて満足してもらえたので、単純に量が多すぎた。
    • 最終的に表彰をカットして0時半として合意を得た。
      • ストーリー要素は、「フォーム上の謎の項目が発生してしまうこと」「参加者が盛り上がる要素を削りたくないこと」などから削らない選択をした、被害も出ていそうではあるが、後悔の少ない選択だったと思う。
  • ゲームマスターが配信でしゃべることに集中してしまうと、質問対応ができない。
    • 事前にきちんと質問対応班をおいておくべきだった。その場で作ったには作ったのでセーフではあったかも?
  • 問題のクオリティについては非常に満足いただいたようなので分離して独自に動いてもらったのは大正解だった。長さが唯一のミスだったものの、視聴者参加型企画としては完璧だった。
  • 台本が地味ではあるがかなり効いていた、なかったらしんどかったと思う。

以下担当者のメモ

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サリンクイズショーへのコメント:大体時間が長い

参考までに
クイズの時間:余分な時間
サリンピック(想定)
207分:18分
サリンピック(実際)
207分:48分

ぽけっち駒場祭2021
180分:29分
18分しか余分にとらなかったのは、ぽけっちのクイズは、ぽけっちの部員に回答をしてもらう時間があるのだが、この解答時間が圧迫していた
逆にいえば、解答のみを伝えるこの形式では、その時間が必要ないため、もっと削ってもいいだろうと考えた。
にしても、ぽけっち駒場祭の時間比率で行くなら207分:33.35分なので、なんでこんなに時間かかったのか謎
クイズをこれから作るときは、問題時間解説時間含めた時間:余分な時間=6:1くらいにするのがいいのでは?
今回のように長引いた理由がガチで謎なので、大事をとって4:1くらいが安定かも
これから4時間枠でクイズを作るなら、説明時間15分として、(問題時間:余分な時間)=(180分:45分)
とするのがいいのかもしれない
今回は出してもらったクイズを全部採用してしまったが、削るべきでした
ちなみにクイズショーはかなり好評いただいており、ストーリーとかクイズ1問1問凝っててすごい〜!って言われてました
嬉しいね

8月26日

ABCレギュ

  • 時間切れ処理が難しい
    • そもそも競技時間もカツカツだった。

GOバトル大会

  • フォームにガラルマッギョと原種マッギョがどちらかわからない書き込みがあった
    • 技で分かるのと、運営からのアナウンスもなく原種を原種と書き忘れるのは致し方なしとして許可

剣盾ダブルトーナメント

  • 決勝の配信卓
    • ダブル強者は結構配信してる人も多いのでキャプボを持っている人が多かった。余裕で配信できた。

お絵描き会

  • 事前にチーム分けツールをExcelで作っておいてくれたのが効いて、割とスムーズだったっぽい?

↓これ。非常に便利。
docs.google.com

以下運営部の方による振り返り

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良かった点
・ピクトセンスとGartic Phoneを申請時点で別にしたこと
 (予想3:1現実1:2という大きすぎる誤差はあるが)
・グループ分けのツールがある程度役に立ったこと
 (多少はスムーズにできた)
・途中離脱を考慮したこと
 (参加者は時間が長いと感じていた?)
 (クイズの影響がこっちに来た?多分違う)

悪かった点、改善すべき点
・スケジュール通りいかなかったこと
 (余裕ある方だったが様々な要因で遅れた、しかし流れ解散の形が功を奏した)
・ピクトセンス残留組をないがしろにしたこと
 (始まる前から懸念点だったが何もできなかった)
 (一人と話すことがあったが何も感じてはいないと言われた)
・2条件でグループ分けできない結果どうやら一つのグループに同じサークル所属の人が多く振り分けられたこと
 (システムの欠陥と悪運によるもの)
・配信関連の人ともっと話し合うべきだったこと
 (結果最後まで話し合うこととなった)
・配信部との確認不足、こちらから直前の打ち合わせを提言しておくべき?
・残留組について、無理に分けないでgartic_phoneに全員移した方がスムーズだったか
(チーム分けも早く終わりそう?)
・ピクトセンス残留組の選択肢が実質garticだけなのも物足りないので、もう一つ企画あったもよい
(絵しりとりとか?)
・ピクトセンス終わってからの流れについての説明が不十分だった
(休憩なのか?もう一線やるべきなのか?感想会ってなるとどうしても輪の入れなさで楽しみの差が生じてしまう)

8月27日

ORASトリプル

  • 時間はかなりちょうどよく進んだ。
    • 25分経った時点での~~という処理がうまくいっていたのかもしれない(配信していたのでわからない)

カブるモシングル

  • Switchの画面のスクショを毎回Tonamelにあげるのが非常に面倒。
    • 参加者にとっても少なくない負担だったかもしれない。
    • あと対戦中にスクリーンショットを取るのは忘れる。
  • 参加者視点、最後にまとめてフォームにもう一度画像を投稿しなければいけないのがかなり面倒だったとのこと。
    • これほんとに必要なの?と言われていただけなので、きちんと参加者に理由を伝えられていればうまくいっていたかも。

剣盾ダブル仲間大会

8月28日

中間進化限定シングル

GOビンゴミッション

  • 雨が降った
    • 致し方ないがやっぱり外に出づらいので運負け
      • 「雨が降ってまーす!」とか楽しそうに会話してたらしいのであんまり気にしなくてもいいかもしれない。
      • 参加者満足度が高かった。
  • ビンゴシート↓

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リモートスタンダードポケカ

  • 時間が少ない
    • 時間切れになった後の裁定、すぐに終わるわけではなく5分くらいほしい
    • Tonamelの操作的にももう5分ほしい
    • 移動にも時間は欲しい
    • 今回はすでに時間がかつかつだったので、時間通りに進行した
    • 準備含め30分を若干短くする結果になってしまった。
  • そもそも試合数があまりにも足りない
  • 1〜2敗しても確実に決勝上がれるくらいの予選数・決勝トナメ人数の設定が必要
  • 5時間の枠でやらせている僕が悪い、昼5時間いっぱい使って予選→夜4時間でデッキチェックや決勝など

とするべき

ユナイトバトル大会

  • キャンセルによって本来出る予定だったチームが出られなくなったため代役を立てたいという話がきた
    • 基本的に個人申請していない人は参加不可能としているためあまり出したくないが、チーム戦のゲーム仕様上いつもやりなれている人でチームを組まないと厳しい。
    • 既にほかの企画で個人申請を出している人であれば参加者の情報を得られているため、同じサークルの人で連絡担当者がそのことを把握して責任を持ってくれれば、ユナイトに参加しない予定の人を参加するに変更できることとした。

8月29日

運営ラジオ

ポケモン交換会

剣盾シングルトーナメント

サリンチャンピオン

詳細は前述

  • ゲームとカード両方で強い人を決める企画→概要記事
  • そんなに影が濃くなかった。
    • これは告知時期が悪くて、ちゃんと最初から告知してたら恐らく盛り上がっていたと思われる。
  • ドロップするとTonamelの順位が出ない
    • スイスドローで決勝に上がれる可能性がないため途中辞退というのはよく競技界では行われることだが、これをされてしまうとTonamel上で最終順位が出ないので集計できなかった。呼びかけないといけないかもしれない。

閉会式

  • カンペを直前に考えたことについて
    • 最終日になに負担を増やしてるんだバカという気持ちになった。
    • 一方で、たしかに最終日の昼に書くことで素直な気持ちを伝えることができた。
    • ただし、各表彰者をまとめるのは1日目からちまちまやってたほうが絶対によかった。

kurobasana.hatenadiary.jp

執行部内の各担当の作業内容・注意点

参加管理担当

キャンセル対応

8月に入ってからはこれが忙しかった。
今回のキャンセル対応は前述の通り

当日運営シフト作成

前述の通り

運営スプレッドシートの作成

基本的には内容が決まった順番などになっている

  • 執行部一覧
  • 運営一次募集(フォーム連携)

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【ポサリンピック2022】運営一次募集記事 - ポサリンピック公式ブログ

  • ハンドルネーム
  • 大学・大学院名
  • サークル名
  • 学年
  • TwitterID
  • DiscordID
  • 希望担当
  • 意気込み

  • 運営一次担当アンケート(フォーム連携)

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  • ハンドルネーム
  • 担当企画希望1~4
  • 2つの企画を掛け持ちできるか
  • プレイ経験のあるポケモンコンテンツ
  • 特によく遊ぶ分野/詳しい分野

  • 運営一覧(一次)

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  • サークル名
  • ハンドルネーム
  • 担当企画
  • 追加:当日運営日程アンケートに回答してくれたか(チェックボックス

  • 運営二次募集(フォーム連携)
    • 聞いたこと→一次と同じ
  • 運営一覧(二次)
    • 内容→運営一覧(一次)と同じ
  • サークル参加(フォーム連携)

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ポサリンピック2022参加サークル募集のお知らせ - ポサリンピック公式ブログ

  • 大学名・大学院名
  • サークル名(正式名称)
  • サークル名(略称)
  • サークル公式 Twitter の ID
  • 代表のハンドルネーム
  • 代表の希望する連絡手段(TwitterのDMorその他記入)
  • 代表の連絡先
  • 連絡担当者のハンドルネーム
  • 連絡担当者のDiscordユーザーネーム(フレンド申請用)
  • 連絡担当者のTwitterID

  • 参加サークル一覧
    • 内容→「サークル名」「連絡担当者Discord」
  • 個人参加申請(フォーム連携)

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ポサリンピック2022個人参加申請開始のお知らせ - ポサリンピック公式ブログ

  • 記入目的(新規申請か以前の回答の修正か)
  • 所属サークル(プルダウン)
  • 学年(1~4、M1、M2、その他)
  • ハンドルネーム
  • TwitterアカウントID
  • Discord のユーザーネーム+Discordタグ
  • 意気込み
  • 各企画について、「参加する」or「参加しない」(ソートなどできるため)
  • 配信画面の提供に協力可能か
    • Switch画面の共有可否(キャプボ・直撮り・不可)
    • 3DS画面の共有可否(偽トロ・直撮り・不可)
    • ウェブブラウザ画面の共有可否


詳細な仕様

  • 新規回答か以前の回答の修正かを選ぶことができる
  • 新規回答の場合はすべての回答のうち「サークル名」「ハンドルネーム」「各企画に参加するかしないか」を抜き出して別のシートに記録するスクリプトが動いている

  • 別シートにこんな具合で数と具体的に参加者の名前が書かれる

  • 以前の回答の修正の場合はこのシートの該当する人の行に上書き処理される

ただし、以前の回答の修正の際に参加者の入力の手間が所属サークルや学年を聞かなかった

  • 参加企画アンケート

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こんな感じで分かりやすくしたやつ

  • 各企画参加者一覧
    • 個人申請の参照用に渡したものと同じ(後述)

既存のスプシにフォームを連携するのは↓のようにスプシに出力する段階で「既存のスプレッドシートを選択」を押せばいいです。

サークル参加申請・個人申請の際には、参加したかどうかをきちんと入力者が確認できるようにする必要があった。
ただし、TwitterIDなどの個人情報はあまり公開しないほうがもちろん参加者もありがたいはず。
この問題を解決するために参加管理担当のせなおまるが別のシートに確認用として必要な情報を抜き出すためのGoogleスクリプトを走らせてくれた。
→後ほど引継ぎ資料をもらったら追記します。

→タイムスタンプ、申請したサークルの正式名称

個人申請の参照用では一つ目のシートでフォームから所属・ハンドルネーム・参加企画を抜き出したあと、
二つ目のシートで各企画の列に参加者の名前がコピーされ、参加者人数がわかるような仕組みを作ってくれた。
非常にわかりやすかった。

参加管理担当については采配ミスはなかったと思う。
フォーム実装周辺とキャンセル関連の仕事量がかなり多かったかもしれない。

企画統括担当

企画運営の皆さんの仕事の管理が主な仕事。
主催も主催で企画運営がちゃんと企画しているのかを考えないといけないので、基本的には主催と一緒に行動している。
ので具体的な作業内容はこれまで書いてきた企画関連の作業。詳細は割愛。
主な行動は以下
最初期:企画のバランスを考える、企画運営の担当者を決定
企画動き始め:各企画の企画書について、問題がないかどうかを確認(チェックリストを作ってから確認に入るなど)
企画終盤:企画運営がしっかり準備しているかの確認
本番:運営の準備の確認、企画運営の補佐、配信部との橋渡しなど

負担の大きさをどう軽減すればいいのか全く分からない。
あと主催がやるべきことと企画統括担当のやるべきことの境目がわからない。
各企画の詳細な仕様についてはきちんと主催も把握しておくべきではという一方で、最終的に全企画を僕が確認してフィードバックを返したのは非常にきつかった(これは日数が足りなかったので辛かっただけという説もあり)
一つだけ言えるのは、個人申請前と当日サーバー解禁前にそれぞれ行った運営部進捗報告会議については、セットや進捗報告を聞いたりといったことは企画統括に任せたほうがきちんと仕事が分散できていたと思う。
全体として、企画統括という名前よりはこれも副主催としておいたほうがよかったかもしれない。副主催が多くなりすぎるものの。

Twitter担当

主な仕事は以下の通り。

  • 運営の動きのアナウンス(当日サーバーを開放しましたなど)
  • 前日や当日に盛り上げる仕事。
  • DMが来ていないかの確認(1日1回程度)
  • フォロワー欄管理(運営をフォローすることで運営一覧として活用できる)
  • 固定ツイート管理(参加者にその時一番見てほしいもの)

今運営がどんな状況にあって、どんなことを自分が今やらなければいけないのかをきちんと参加者に伝えるのがTwitterの役目。

今回は色々と反省が残った。

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アナウンス不足

記事を出した時のアナウンスがまず足りていなかった。
記事を出した直後は当然Twitterでのアナウンスは忘れていないのでいいが、そのあと。申請期限がもうすぐ終わります!みたいなツイートが圧倒的に少なかったように思う。

また、それよりも深刻なのは記事を出し終わってからの動き。
申請した人だけが参加するようにと記事などで公開はせずに、連絡担当者を通じてのみ会場サーバーを公開していたことについてのツイートがもっと早く必要だった。
連絡担当者が動けていなかった際に参加者が「会場サーバーがもう公開されているらしい」と知る方法はTwitterが主になると思うので、きちんと公開した瞬間にツイートしなければいけなかった。
また、会場サーバーに入ってほしいという連絡や企画ロールを付与してほしいという連絡ももっとTwitterで知らせるべきだった。
全体的に運営の動きが報告不足。

盛り上げ不足

当初は個人申請が始まってから終わるまでの間に各企画の紹介をすることで参加者数の増加を狙おうとしていたが、準備不足により失敗。
準備をして個人申請が終わってから改めてやろうとしたものの、担当者に負担をかけてしまったため失敗。
ツイート文章については各企画の担当者に考えてもらうのが負担が少なかったかもしれない。
企画担当者にあまり負担をかけさせたくないというのも正しいので、どうしようかという感じ。

ブログ担当

ブログはとにかく時間がなかった。
主催から確認が入ったりするので、本来記事を出したい期間の2~3週間前には書けることを書いた初稿が上がっていたほうがいい。そのため、なるべく早め早めに記事を用意しておかないとまずい。
それでも企画運営の企画書完成の日時が遅れていると当然ブログもかけないので、ブログ担当が余裕を持つにはきちんと主催がかなり先まで見通して日程決定しないといけない。
各記事の内容は実際のポサリンピック2022のブログを見てもらうことにして、ここでは記事全体を通して気を付けたことなどを記しておく。

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はじめに・おわりに

結構いろんなブログで、最初の文章、終わりの文章がなかったりすることが多い。
実際読むかといわれると大体の人は読まない。
しかし、これがないと読者は初っ端から情報の詰まった文章を読むことになるので頭の準備ができておらず内容が入ってこないということは割とありがち。
終わりの文章も唐突に記事終わったけど、みたいな感想になりがち。
短くてもいいのではじめに、おわりにはいれておいたほうがいい。
なお、初めにと始めにで悩むので、両方ひらがなで統一している。

全記事に続きから読むを入れる

これは本当に必須。絶対。やらないとまずい。
入れ方や効果などは↓を参照。

サムネイル、URL、概要欄などの整理

これも全部↑のブログに書いてあること、大事です。
サムネイルの大事さはTwitterに貼るときなんかにわかると思う。
URLはこうやってブログを書いているときに、例えば↓この記事が何の記事だったっけ?となったときに、URLにしっかり意味のあるものを設定してあればいちいちプレビューしなくても済むのが便利。

概要欄はDiscordに貼ったりしたときの埋め込みで説明文章として表示される。短く何か文章を設定しておかないと埋め込んだ時に非常に見づらくなるので必須。

なお、サムネイルは一度Twitterに投稿してプレビューを表示してしまうと若干面倒な手順を踏まないと戻せないので(検索推奨)、なるべく公開前にサムネイルが大丈夫かどうかを確認。
URLについてもほかのところで引用したりされているリンクが切れてしまう可能性があるので、きちんと記事出す前に確認が必要。

他記事リンク

特に個人申請記事なんかを見るとわかるが、同じ記事から同じ記事へ飛ぶリンクがとんでもない量設置されている。
これは読者が読んで気になった情報へ素早くアクセスできるようにする工夫。
例えば最初に各企画の記事リンクがあるからといって、今読んでいる記事をさかのぼって別の記事へのリンクを探すのは少し面倒。
例えば特定の企画のルールのみが見たいのに企画全体の記事に飛ばされたら、その中から自分の見たい企画を探すのは面倒。
こういった参加者の面倒はなるべく取り除くことを意識していた。
賞状はツイートを張ることでスペース圧縮

文字や表の装飾

例えば文章が長い場合は適度に文字を大きくしたり太字など装飾を入れると、見た目の文章の圧で読む気がなくなるといった事態が防げる。
見てほしい情報は文字を大きくするなど、目立つように工夫するのも、文章をきちんと読まない参加者のために必須。
特に見出しの色なども含めて、色を使うのが見やすさのために非常に大事。
できればHTML要素の四角で囲うなどしてもいいかもしれない。
また、情報を並べるときはかっこなどで表記するのもいいが表にしたら見やすくならないかを常に検討。
ブログは閲覧していてストレスがないかどうかが命なので、少しでも読みづらいと感じた点は直すべき。

例えば

11:00~13:00:伝説幻1on1
14:30~19:00:レベル1シングル
20:00~24:00:リモートエクストラポケカ大会

上のように書いていても、まぁまぁそれなりにはみやすいと思う。
でも、下のように表になっていたほうが絶対に見やすいはず。
こういう装飾の手間を惜しまないようにすると読んでいてストレスのないブログになると思う。

内容を畳む

例えば、以下は既に全体レギュレーションで触れている禁止事項に関する記述。
長いので内容を畳むことで、すっきりと読みやすく。

畳む基準は「読者のスクロールの手間を省く」こと。読者がただ何も見ないでスクロールする時間は減らさないといけない。

  • 別のところなどで触れている話題についてもう一度触れる内容
  • 全ての読者に関係するわけではない内容
  • 必要な人だけが読む内容(説明など)
  • 大きすぎる画像(これは小さくするという手もある)

畳む方法などは以下を参照。
kurobasana.hatenadiary.jp

文責

毎回記事の最後に文責表示をしている。
確か去年のポサリンピックでないとまずいみたいな指摘をされてつけていた気がする。
必要なのかいまいちわからないため、削ってもいいかもしれない。
サリンピックは企業ではないので、変にブログ担当者に文句や質問が行っても困る。

配信統括担当

本当に何から何までぶん投げてしまった。
主催のほうから全体として管理するというよりは独立して配信のために準備をしていくという組織想定なので、本来の動きではあるのだが。
やってもらったこととしては主に以下の通り。

  • PV作成
  • 配信素材作成(絵は素材作成担当に描いてもらう)
  • 配信のスケジュール作成
  • 配信の内容・方法考案
  • 当日の配信者管理
  • サリンピック2022全体のハイライト

具体的な内容についてはポサリンピック2021とほぼ同じだと思われるので、こちらを参照。
配信を成功させるという目的と道筋が最初からはっきりしているので、比較的単独で動きやすいとは思う。
当日は過労。前日までにすべてを練り上げて完成させていないと当日に降りかかってくる。
kurobasana.hatenadiary.jp

配信予約枠を事前に取る

事前に配信予約をしておいてくれたのだが、これが天才的だった。
先に配信予約をしておくことで、連続で放送してもサムネを変更し忘れたり、配信のタイトルを間違えたり、概要欄を間違えたり、いろんなミスをなくすことができる。
さらに事前に配信のURLをブログなどに書いておける。
なにより、大量の配信予定が並んでいると非常にテンションが上がる。



やり方も一度「枠を取る→それにそって配信」とやってみると非常に簡単。

  • 基本的には「YouTube Studio」の「ライブストリーム」画面の左から、「管理」の画面に行くことで配信予約枠の管理ができる。

  • ↑のボタンで枠を取る
  • ストリームキーをOBSに入力する
  • 配信開始ボタンを押す
  • 予定しているライブの一覧が表示されるので、それをクリックする
  • 時間になったら、「配信開始」を押す

ぜひやったほうがいいというか、やらないのは情弱レベルだった。

サリンピック2022全体のハイライト動画

今回は運営ラジオが最終日にあるということで、ポサリンピック2022を振り返った切り抜き動画を配信部が作るという提案をしてくれた。
「#ポサリンベストシーン」のハッシュタグで投稿されていた配信のシーンに関する言及、そして参加者的ベストシーンを集めたものにする予定だった。
本番中の時間がない中で作ることになるため、PV専用班を用意していない今回はそのままでは厳しいということになった。
3日目夜に改めてせめてもの負担軽減の方針を決めた。
一回書いた内容なので畳みます

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  • 会場サーバーに執行部専用の「ベストシーン時間特定」チャンネルを作る↓

  • 手が空いている執行部が、ツイートされているベストシーンの内容と配信のURL、時間をそれぞれ特定して書き込む(スレッドでまとめた)
  • それを元に配信を切り抜いた動画を作って集めてベストシーン集を完成させる。
  • なお、配信をYouTube上で切り抜いて新しい動画を作成する方法があるため切り抜きにはそれを使っている。

方法

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1.YouTube Studio」→「コンテンツ」→「ライブ配信

2.切り抜きしたい元の配信のタイトルなりをクリックして、編集画面へ

3.左のメニューから「エディタ」を選択、「トリミングとカット」を選択

4.一旦「切り抜き」をクリックしてすぐ×を押す

5.青いバーが左右に出るので、切り取りたい部分に合わせる

6.「保存」の横の点3つを押すと「新規動画として保存」と出るのでそれを押せば切り抜き完成

サリンピック公式YouTubeアカウントでは出たのに、自分のアカウントの配信では「新規動画として保存」の選択肢が出なかった。
原因は謎だが、ライブ配信が行われてからn時間とか、チャンネル登録者数n人みたいな原因が考えられそう。

もしくは、YouTube自体にハイライトの作成機能があるっぽい??
使いづらいという話も若干耳にするが、試してみてもいいかも。
support.google.com

執行部企画担当

クイズについては執行部全体でネタ出しを抱え込んでみたが、ここは諸説あった。

  • メリットはある程度統制が取れる人だけで作るためクオリティが上がること。
    • 特にクイズは本当に作問ノウハウがよく出てしまうので、ある程度ちゃんと理解している人にしか作らせたくない。
    • 執行部全体であることで分野などがかなりバラけてよい
    • 実際クイズのクオリティ、ストーリーのクオリティはかなり好評だった。
  • デメリットは執行部全体の負担が大きくなること。
    • ほかの業務もある中で期限付きでクイズを考えなければいけないのはかなりキツい。
    • この点を解決するなら担当がほぼ全てを決める形(他の運営部と同様にある程度切り離した動き)の方向に持っていくべきだったかもしれない

その他クイズの反省点については前述したとおり

ラジオについても事前のネタだしを執行部全体で行ったが、このころには各執行部が忙しくあまり動けなかった。
ラジオのネタだしについては企画担当に初めから任せてしまってもよかったかもしれない。

その他ラジオの反省点については

素材作成担当

作る素材の内容については完全にぶん投げてしまったので僕からかけることがあまりない。
作ってもらったものは以下の通り。

  • Twitterアイコン・ヘッダー
  • 各企画のアイコン
  • 配信背景・配信素材
  • Tonamel背景素材
  • タイムスケジュール画像
  • 賞状

どれもセンスが光った。人選運勝ちしただけ。

来年にもある程度使いまわせそうな資料

ほうこうレポート

いきなり自画自賛で申し訳ないが、ポサリンピックの運営が後代に繋がるようにと初心者が見ても一から使えるようになることを目指して書いたため結構役立つはず。
↓特にこの辺り

kurobasana.hatenadiary.jp

企画資料作成ガイドライン

結構普遍的なことを書いていると本人は思い込んでいる。
drive.google.com

ただし足りていなかった点もいくつか。

  • 当日運営がどのシーンでは何人必要そうなのか
  • 当日運営に求められる能力(あとから募集をかけるため)
  • そもそも情報量が多すぎるので、全員にただ投げて読ませるのは無理だった。全員に話して聞かせる前提ならギリ耐え

引継

これは自分メモ用に、引き継がなければいけないもの一覧。
重要な点としては
パスワード変えて全端末ログアウトをすること
これをやらないと特にYouTubeアカウントのログインで非常に困ることになる。

  • Googleアカウント(YouTubeもこれ)(必ずパスワードを変えた後パソコンとスマホの両方でログインすること!!!!!)
  • はてなアカウント
  • Twitter
  • Discord執行部用アカウント
  • サーバーテンプレートとか?

YouTubeはいろんな人が同じアカウントで配信するためにブランドアカウントを使用しなければならないため、逐一チャンネルの管理者を増やせるようにしておく必要がある。
Googleアカウントのログインにはスマホでの認証を必要とする場合が多いので必ずスマホでも入っておかないといけない。

反省

別記事にも書いたので畳みます。

表示する

主催一人だとポサリンピックの全仕事の情報把握をするだけでも死ぬほどキツい。

PGICとかの運営経験があったおかげもあって、結構色んなことを先に先に考えたつもりだったけどそれでも全体的に仕事が後手になりがちだった。
主催は指示を出す係とは言ったけど、指示を出すにはポサリンピック中の全仕事を一人で把握しなきゃいけなくて、それはもうしんどい。
特に、イベント当日に上一人が倒れた場合全てが瓦解してしまう。

のでやっぱり適当に執行部を公募してそれを統率する、というよりは主催×n人=執行部みたいなイメージの運営ができないと来年度以降の運営がごたごたになる気がする。会社ではないので一人を一番上にするトップダウン形式での運営は厳しい。
こうする場合運営選出の公平性とか言っている場合ではなくて、主催並みにきちんと動ける(=運営としてきちんと動いた経験のある)人に個別に声をかけたりして発足しないと動けないと思われる。
一応執行部を担当分けしたことはうまく動けた要因でもあったようには思う。

規模が大きすぎる。

非常にありがたいことに、ポサリンピック2022は累計600人を超える多くの方々が参加してくれた。
最大で197人が参加申請をした企画もあり、かなり驚いていた。
しかし、原則一個当たりの企画の時間枠が最大でも5時間しかない本企画において、1企画に197人の参加者は多すぎる。
大会が受け入れられる参加者数を超えていることについて、解決策事態はたくさんある。

  • 日程を増やす。
  • 企画数を少なくして時間枠を伸ばす。
  • 定員を設ける。
  • 同時進行する企画を増やす。

しかしこれらを行うと、「7日間でさえ運営はかなり消耗していたため厳しい」「参加したいのにできない人が現れる」「ポケモンサークルの特徴であるコンテンツの広さが少しつぶれる」「参加する企画の二者択一に悩む・運営が厳しい」など、どれもポサリンピックには深刻な悩みが発生する。
つまり、現在の規模ではどうしてもどこかに欠陥を作らざるを得ない。
しかも、ポケモンサークル全体が盛り上がりつつある今、来年の参加者がより多くなりそうなのもネック。

時間

特に後半は少なくとも主催は常に仕事がカツカツだった。
僕が多く仕事を負いすぎてしまうだけで他の人だったらうまく運営できるという説もあるが、やはり全体的に日程がキツイ気もする、特に企画統括による企画書チェックの時間などはミスだった。
前半の方が微妙にスカスカだったのでそこを詰めれば可能性があるかもしれない。
準備期間半年がそもそもキツイという話はあるものの、あまり準備期間を長くしてしまうと今度は企画に鮮度がなくなる(最新のものを企画として拾えない)という問題が発生するため、難しい。

また、会社員だったらともかく、他の学業なんかで忙しい上に全国からオンラインで集まってしまっている関係上、頻繁に会議で招集するのが難しい。会議を一回とるのにも時間がかかることを見越して動かないといけない。

時間が足りなかったもの一覧

  • 企画書の草案を練る時間(2次募集による補充も考えるとキツい)
  • 企画書の草案にチェックを入れる時間(会議×2~3なので、2週間あっても余裕はなさそう)
  • 企画書の最終チェック(2日で終わらせた僕はかなり頑張った、1~2週間はほしい)
  • 当日運営の募集方法・運営の企画参加の方法を考える時間(取り返しがつかないことになるので、なるべく余裕を持ちたい)
  • ブログを書くためだけの期間(企画書の最終チェックからブログを書くためだけの期間が必要)
  • 個人申請の期間(3週間くらいほしくね)
  • 個人申請後の時間(人数が決まってから色々動きたいことがあるため)
  • 企画運営の企画準備時間(カブるモなんかは前日に問題を最終チェックしたりしていた)(これに関しては急かしたりなどのアナウンスが足りなかったかも)

見てもらえればわかるが、企画内容決定よりあと、大体全部足りていない。
全部を補おうとすると4か月くらい伸びると思う。
サリンピックがどこかで無理を通さないと成り立たない企画だということが確認できる。
継続開催するには毎年無理を通してくれる人材を引っ張ってくる必要があるため、表立った募集はしないという今の方針とした。

運営を叩く前に自分がちゃんと完璧な立ち回りをできているかチェック

ほかの運営は想定している以上になにも動いてくれない。
これはほかの運営をバカにしたりしているわけではなくて、「主催である自分が当たり前に一番その企画のことを考えているので、他の運営が自分と同じくらい企画のことを考えてくれていると思いあがってはいけない」という意味。
自分の考えていることがそのまま伝わるわけがないので、どうにか工夫して伝えたり、気づいてもらえるように思い出したりする努力をしなければいけないのが主催の一番つらい仕事だと感じた。

例えば当日運営の日程調査の提出率が悪かった件について。
ただ何もせずに「メンションもしたのになんで提出率低いんだよ!」と運営たちにキレるのは簡単だが、その前に自分の指示出しなどがきちんと伝わるものだったかを確認しなければいけない。
例えば絶対に全員が知っていないと困る情報であれば、テキストチャットで済ませないで会議の時間をとってちゃんと口頭で伝える。(「読んだらスタンプしてください」は読んでもスタンプするのを忘れるのでダメ、信用しない)
例えばきちんとわかりやすい表記ができているかを第三者に確認してもらう。
例えばリマインドを複数回する(通知うざいと思われるのでその辺のメンタルケアを忘れない)。
やろうと思えばできることはたくさんあったと思う。

特に、会議で口頭で伝えるとみんなきちんと動いてくれるなということはとても感じた。

例えば企画資料作成ガイドラインをほかの人が読んでいなかったことについて。
あんな文量過多なもの人が読むわけがない。
Wordのテンプレートとして統一して渡してしまえば最初から統一もしやすいはず。

参加者への情報の伝え方

これは普段の発表でもそうだし、特にミスをした後のリカバリーにも効いてくる内容。
主催自身もミスをするだろうし、特に自分だけで動かせる企画ではないので、主催以外の運営がミスしてしまうことは必ずあるはず。
ミスをすることは仕方がないとして、そこからどうやってリカバリーするかが大事だと感じた。
具体的には、参加者が納得してもらえるように説明をすること。
ミスに対して補填をすることはもちろん必要だが、こちらがミスを申し訳ないと思っていること、補填をきちんとする誠意があることを参加者にきちんと伝えることが重要だと思う。

例えば、直前にルール設定ミスが発覚して、当日にルールを変更しなければいけなくなった場合。
「ルールが変更になりました。ご確認ください」
これは最悪。運営が何を考えているのか全く分からない。当然参加者は怒り狂う。
「運営のミスで当日にルールが変更になってしまいました。本当に申し訳ありません、ご確認ください」
最悪ではないものの微妙。少なくとも申し訳ないと思っていることは伝わっていて、一部優しい方々からは許してもらえるはず。
ただ、適当に謝っているだけで許されればそう苦労はしていません。
また、理由が相変わらず伝えられていないので納得できない人は怒り狂う。
「運営のミスでこういうルールミスが発覚しました。この件について~~~の観点から、××という変更をいたします。本当に申し訳ありません。」
結構いい感じです。きちんと運営が参加者のことや競技の公平性なんかを考えているんだなということが伝わると思います。
これをやるには実際にどういう観点からということを参加者に説明しなければならないので、運営がきちんと努力している証にもなります。
「運営のミスでこういうルールミスが発覚しました。この件について~~~の観点から、××という変更をいたします。これによって被害を被った方には△△というフォローをいたしますのでご利用ください。本当に申し訳ありません。」
これが完璧。不利益を被る人をきちんと減らしているので、最初にミスをしたこと自体を責めてくる人の心のないバケモノ以外はしっかり納得してくれるはず。バケモノがいるのは仕方ない。もちろんバケモノ呼ばわりしていいかどうかはミスの大きさと運営の大変さにもよるものの。

あとは例外処理として、ミスをそのまま利用してエンターテイメント性のある方向に持っていけたらこれはこれであり。一発逆転のリカバリーとしては狙っていってもいいが、火に油を注ぐ結果にもなりかねないので要注意でもある。

とにかく、
参加者に運営の意図を正確に伝えることが大事。
赤字にするくらい大事。

全企画で気をつけるべきこと

レギュレーション

一言でいうと、なるべく違反を取り締まれるように設定して参加者依存にならないように気を付けること。
レギュレーションの穴がないかを確認するために実際プレイしてみることが非常に重要。
細かいところだと、使用ポケモンなどのレギュレーションは「すべてリストアップ+文で軽く説明」とすることで、リストアップ漏れがあってもをミスだと判別してもらえるので誤解がない。
詳しくは企画書作成ガイドラインで口うるさくいっているのでそちらを参照。
drive.google.com

説明時間・一つ当たりの対戦時間の余裕

オンオフに限らず、イベントにはトラブルがつきもの。
説明した後チーム分けで当日欠席者が多くて調整に手間取ったり。
対戦がマッチングしなかったり。
対戦の回線が切れてしまって再戦になったり。

時間かつかつでやろうとしても絶対にうまくいきません。
今回のポサリンピック2022では僕が口を酸っぱくしていったこともあって、ほとんどの企画で時間がちょうどぴったり回っていた。
時間の余裕についてはポサリンピック2022はかなり参考になると思われる。
時間が大きく足りなかったのはポケカとクイズショーくらいだと思う。
あまり余裕を持ちすぎても参加者が暇になってしまうので調整が大事。
余ったのはポッ拳くらいだったが、これも人数が少なかったためであり、布教チックに視聴者も混ぜてフリー対戦番号を決めて楽しくやることができたので、余らせても機転次第でより盛り上がる。

対戦数の余裕

今回の問題点として、企画の時間に対して参加者が多すぎて、決勝トーナメントを作る場合あまりにも狭き門になってしまった。
運の絡む競技企画としては2敗くらいはしても優勝の可能性があったほうが健全であるため、目安2敗くらいまでを許せる対戦数を予選・決勝ともに用意しなければならない。
目安としては、いろんな大会に参加経験のある運営に聞いたところ以下二つがひとまずの基準になりそう? ほかにもいろんな人から聞いたほうがいいかも。

  • 参加者全体の上位1/4くらいが進出できること
  • 対戦数にもよるが、試合数の1/4くらいは負けても許されたい(6試合のスイスドロー予選なら、1敗は決勝確定、2敗してもオポ次第で可能性が残るくらい)(8~10試合なら2敗は決勝確定、3敗してもオポ次第で可能性残るくらい)
そもそも決勝トーナメントは必要か?

決勝トナメの意味としては、トーナメントにすることでより緊張感のある、勝ちを求める試合を演出できること。
あとは何回か負けてしまっても優勝の可能性があるため競技として健全であること。
勝ちをきちんと求める競技企画においては、勝つことが企画参加理由なので、競技の健全性を優先して決勝トーナメントはぜひ設けたい。
一方遊戯企画くらいであれば、対戦をすることが企画参加理由なので、恐らくスイスドローで全勝者が決まるだけで十分満足な場合もある。
→ただし、遊戯企画でもやっぱり勝ちたいという人は多いので、競技をするのであれば決勝トーナメントはあって損はない。
加えて、決勝トーナメントを作った場合、決勝進出者だけ不正防止のチームチェックなどを挟めばいいため効率もいい。

加えて決勝トーナメントは配信画面の確保が難しい、時間がカツカツになるなど様々な問題が発生するため難易度が高い。このことを考えると、競技企画以外は決勝トナメはいらないという方向で考えたほうがよさそう。

参加者がその企画に参加する理由を言語化する。

先ほどの項目で「競技企画は勝つことが企画参加理由」「遊戯企画は特殊な大戦をすること自体が参加理由」という考え方で話を進めていたが、この考え方が非常に大事だと個人的に思う。
というのも、「参加者が企画に参加する理由」とはそのまま「企画の魅力」なので、これを考えていないと企画の魅力をつぶしたルールを作ってしまいかねない。
逆に企画の魅力がきちんと言語化できていれば、何かを判断するときに常に「その魅力が失われるか否か」を考えるだけで判断ができるようになるので、非常に合理的。実際に決勝トーナメントの有無もこれで考えられている。
僕自身全てでこの考え方に基づいてきちんとした立ち回りができているとは思っていないが、なるべく意識するようにしている。

実況・解説・ジャッジをできる人がいない

実況・解説は当たり前ながらそのコンテンツへの、プレイヤーとしての深い知識が必要。
さらにそれだけでなく、プレイを言語化できていて、しかもしゃべりが下手でないことが必要。
ハードル高すぎです。
ポケカ・GO・ポッ拳・ユナイトはそれぞれ特に困った。
今回は僕がこの3年間で出会った知り合いを総動員して何とか解説者を見つけたり、そもそも配信統括の二人がきちんとゲーム対戦をやっている二人だったのでなんとかなったものの。
配信に力を入れるというのは画面だけでなくて人員も用意しなければならない点で本当に本当に難しい。
恐らく永遠の課題だし、企画発足の最初期から考えておかないと間に合わなくなる。

日程の競合がキツい

日程は決まり次第最速で速報を出すべき。

日程は椅子取りゲームなので、先に言ったもん勝ちです。
重複させたくないほかのイベントと被ることがないように、決まり次第最速で出すべきだった。
記事で公開するのを待たずにTwitterで言うのが恐らく一番簡単。
もしくは日程決定記事を作ってしまうのも手。

もしイベント日程が被ってしまったら

参加者を取り合ってしまうことが一番問題なので、どうにかしてイベントの内容や日程などをズラさなければいけない。
まだ両方参加申請前であれば、最低限参加者に選択の余地を残すことで文句が少なくなるかも。
ポケサー外の企画に関してはポケサー内の企画でしかないポサリンピックと被っても致し方ないかもしれない。
あとはポケモン公式のイベントにかぶせられてしまったら非公式イベントであるこちらは泣きながら変えるしかない。
いずれにしても情報収集をしっかり。

十人を超える人数での会議のやり方

十人を超えてくると、全員に話を聞くにも時間がかかるし、人がいっぱいいるとどうしてもその場にいなくてもいいはずなのに時間を浪費させてしまっている人が発生するので本当に難しい。
せっかく会議として時間を取っているのだから、会議参加者にとっても最低限時間の無駄でないくらい実のある時間にする義務が会議作成者にはあると思う。
これについて、僕は会議参加者が如何に不快にならないかを意識するようにしていた。
会議中に参加者が不快になるのはその時間が無駄であると感じることが原因である場合がほとんど。なので、参加者が不快でない(=自分が会議中で役割を持てている)と感じてもらうようにすることで、結果的にみんなに仕事をしてもらうことにもつながっていると思う。
また、少々上から目線なものの、参加者のモチベ管理がしっかりできてると前向きに運営についてきてくれるとも思う。
「人が不快に思う/怒る理由は相手のことが理解できないから」だと僕は考えているので、この「参加者が不快にならない」を達成するためには、自分の思考回路をがんばって伝えることで少なくとも理解はしてもらうようにしていた。

以下はほかの執行部が会議のやり方について悩んでいた時に、僕が行っている「参加者が不快にならない方法」を言語化してアドバイスとして送り付けたもの。そのまま載せることで改めてブログ用に書きなおす手間を省いている。
僕の一意見なので絶対に正しいわけではないのと、これはひとりがトップに立って動かしている企画組織用の方法であることにだけ注意。
内容自体もそうだが、人へのアドバイスする口調にも気を使っているつもりなので、もしかしたらその点でも参考になるかもしれないし、逆に参考にならないかもしれない。

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一から作った意見を求めない

僕が企画の種類決める会議をやっててグダった原因として反省したやつなんだけど、よっぽどのことがない限りは会議を開くぞって言ってる人が一番そのことを考えていて、そのほかの人はその会議が始まってから考え始めるはず→自分の考えを超えてくる案が出てくるわけがないっていう考え
手がかりなしの状況から「どう思います?」って聞くと答えづらいから、1つ軸になる意見をこちらで用意しておいて「この案どう思います?or全く別の案あります?」で聞くとその場で会議参加者が考えやすいんかなぁと思ってる
1つ軸になる意見を事前に考えておいて会議にいる人の総意とすりあわせていくっていう会議方法にするのを僕はポサリンの会議中よく気をつけてて、今回のにもそれはある程度当てはまるんじゃないかと思った
結構スタンドプレーよりの会議方法なので、その後の思考業務も含めて負荷が全部その進行役と同じ立ち位置の人にのしかかるっていう問題があって不適切かもとは思うんだけど、一応企画担当として全権投げちゃってるから今回の場合はこれくらいしてもいい……んかな?みたいな思考

話題を切るのが下手/今何を話しているのかを明確にする

マジで人のこと言えないから申し訳ないんだけど、なるべく会議参加者が今何の時間なのか分からなくて何もできないってなる状況は避けるべきだよねという話で
こういう意見になりますかね~?(曖昧)→沈黙ってなった時は意見が出るかもしれないけど早めに切りあげてまとめるっていうのを僕は意識してる
あと、なるべく会議参加者にYES・NO疑問文を投げかけ続けるっていうのもやってるかも、YesかNoかであれば考えやすいので
例)「どう思います?」だと何について聞いているのか具体的でないので、「聞いている側に立ったときに面白いと感じます?」とか

あと、それ関係なくねみたいな話題を出されたときにその人が必要以上に傷つかないかつ話題が長引かないようにあしらうっていうのが進行役には必要なのかなと思う(がちむず)

この辺の話題の提供の仕方/話題の切り方が上手くいくと会議時間も短くなることが予想される、僕も下手だけど

結論づけるときにまとめて改めて話す

これはチャットではちゃんとやってて上手いなぁと思ってたんだけど、細かくまとめを作ることで会議参加者が話について来やすいと思う
この企画についてはこういう風に決めましたって口頭でも伝えて終止符打ってやったうえで、じゃあつぎこの話題にしますね!って言うと1個終わりなのが分かりやすくて頭が切り替わるかな~と
少し話がズレるんだけど、議事録って名目で画面を共有して喋ってることをメモするのって「会議参加者が話について来る」っていうのに効果的なのよな
どうしても人って喋ってるものを100%は聞けないものだけど、その不足分を書かれてることを読むことで話に復帰できるっていう効果があるなぁと思っている
めんどいので毎回やるもんでもないとは思ってるけど

攻撃的に聞こえる質問を和らげる

20%くらい陰口になっちゃって悪いんだけど、聞き方が若干投げやりというか、話の真意が見えなかったり回りくどい言い方をしてたり、逆にストレートすぎたりする人っているものなので、それを参加者が直接受け取らないように一旦会議の進行が受け止めて咀嚼するみたいなこと結構意識してやってるのよね
これは(自分の解釈)って意図ですかね?って間に挟まる
もちろん質問全部でこれをやるとうざったくなるのでアレなんだけど、会議参加者が自分に矛向けられてないよと感じるようにするのは会議のモチベを保つ観点で大事なんじゃないかと思う

災害

災害など不慮の出来事で企画続行不可能になった場合の対処については全体レギュレーション記事にもあるように結構考えていたつもりだったが、それでも考えたりなかった。
具体的に考えが足りなかったのは以下の3つ。

  • 日本でテロ発生(ポサリン=ポケサー=大学生活として、大学からの通達がある場合のみ考えるとした)。
  • Discordのサーバーが落ちることで、運営の情報にアクセスできなくなりかける事案が発生。
  • 当日、ゲームのサーバー自体が突然のサーバーメンテナンスによって使用不可能になる事案。

どれも事なきを得たが本当に心臓に悪かった。

企画の時間の長さ

最大で200人近くいる企画の時間が3時間だったのはどう考えてもおかしかった。
トップは決まらないわ運営はきついわで誰も幸せにならない。
去年以上の規模になることが予想されていたにもかかわらず、去年と同じ規模でやってしまった半年前の僕がまだまだ甘かった。
今のポケモンサークルの規模噛んだと、一日にやれる企画は2個だと思う。

執行部の体力

7日間あると、途中から執行部の人たちが全体的に疲れてくる。
大体こんな大きな企画で、企画も配信も24時までを予定としてやってるのはやっぱりバカだった。主催として運営全体の状況を見るとよくわかる。
23時には終わるようにしておきたい。
お絵かき会や各種仲間大会のような、見張る必要が薄い企画を夜に配置しておくことで休むことができた。
その他、昼に予選をやって、夜に決勝だけを行うとかにすれば結構負担は少なそう

企業の協賛を得る際にはよく考えて行動する。

企業に協賛をもらえるというのは自分の大会が認められたようでとても嬉しくなる。
嬉しくなるが、少しメリットとデメリットを考え直さなければいけない。
メリット

  • 参加者にすごいと思ってもらえる
  • 話題になる
  • 景品などが豪華になる

デメリット

  • 企業の顔に泥を塗らないように、責任が発生する。
  • 企業も何かしらお金になるメリットを狙って話を持ってきているので、相手側のメリットを確認しないと思い通りに運営できなくなる。

特にデメリットの下の点について苦労した。
参加者にお金の絡むシステムを使ってもらうという企業からのお願いを断ったところ、合意を得ていた一部の案についてコストの関係上できないと断られてしまった。
企業としては本当に至極当然の対応だと思う。金にならない学生を相手にしている暇はない。
しかしこちらとしても、オンラインかつサークルのイベントということで、なるべくお金を動かしたくないという関係上、参加者にお金の絡むシステムを使ってもらうわけにはいかず。
「お金にはならないけど宣伝はたくさんできるよ、景品を提供していただいてありがとうございます」が妥協点だった。
むしろ宣伝しかしていないのに景品をいただいているのはTonamelさんがゲーム主催団体に優しすぎる。

来年度の開催について

最後にポサリンピック2023の開催について考えていることを残しておきます。
サリンピック2022を本当にたくさんの人が盛り上がってくれたことは知っています。これからポケモンサークルに入る人たちにも、ぜひポサリンピックを楽しんでほしいという思いもあります。
だから、次回ポサリンピックを開催するために必要なものはたくさん残しました。
開催するのに頼れる人を探せるように、全国ポケサーユニオンを作りました。このブログの記事から去年と今年分のポサリンピックの開催データはあります。開催にあたって使ったツールの使い方も大体載っています。
ですが、現状運営の募集はしない予定を立てています。
なぜならポサリンピックは、ポケサーのイベントは、開催しなければならない義務ではなく、楽しそうだと思い立った人が運営も含めて楽しくやるものだからです。
運営をやりたいと思う人がいなければ、参加者が楽しくても運営にとっては楽しくない企画であることになって、それは「ポケモンが好きな人たちが集まって思うままに楽しいことをする」というポケモンサークルの信条に反する企画であることになります。そんな企画は存在してはいけません。
サリンピックは「続けたい」ものなのであって、「続けるべき」ものではありません。
実際に去年も今年も前回運営が集めたわけではなく、主催が勝手に名乗りをあげて、声をかけて、集まって出来上がりました。
だからもし来年も開催したい、そのために尽力するぞという人がいたら、ぜひまた声を上げてください。
去年今年とこんなに楽しく盛り上がったのであれば、来年もきっと協力してくれる人はたくさんいるはずです。

おわりに

正直な感想を言うと、本当につらかったです。
いつも喉元を過ぎて熱さを忘れてまた運営をやる僕ですが、それでももう二度と同じことはやりたくないです。
ですが、この文章を書いている開催中の今、やらなきゃよかったとは思っていません。
参加するみんなが楽しんでくれているというのも、自分がニンゲンとして成長するためのきっかけをたくさん掴めたというのもそうですが、それだけではなく。
なにより、自分がいなくても、運営として活躍してくれた誰がいなくても、決して成しえなかった企画がボロもありながらもこうして形になったということがとてもうれしいです。
月並みですが、半年に及ぶ準備も、本番の一週間も、運営のみんながいなかったら僕はどこかで諦めていた気がします。
全ての運営と、参加者、そしてこんな大きなイベントが成り立つ最高のコミュニティ「ポケモンサークル」に感謝。
サリンピック2022をもって僕のポケモンサークルでの活躍は終わりとなりますが、これからもポケモンサークルがずっとずっと楽しく続いていくことを願っています。

サムネ